¿Qué es el Código HASH del Ministerio de Trabajo y Cómo Afecta a tu Empresa en Ecuador?

¿Tu empresa está lista para cumplir con la nueva exigencia del Código HASH del Ministerio de Trabajo en Ecuador?

La reciente reforma al Acuerdo Ministerial MDT-2023-140, emitida el 12 de mayo de 2025 mediante el Acuerdo MDT-2025-053, trae cambios clave que todo empleador en Ecuador debe conocer. El más relevante: el uso obligatorio del código HASH en documentos laborales digitalizados.

¿Qué es el Código HASH y por qué es importante?

El código HASH es una secuencia única que certifica que un documento escaneado o cargado en la plataforma del Ministerio de Trabajo ha sido registrado, reportado o aprobado oficialmente.

Esta medida busca fortalecer el control y trazabilidad de las obligaciones patronales.

Principales Cambios para Empleadores

1. Registro de Trabajadores

Los empleadores deben registrar a cada nuevo trabajador en la plataforma del Ministerio dentro de los del plazo máximo de un (1) mes posterior al ingreso del trabajador.

2. Finiquitos Digitales Obligatorios

Al finalizar una relación laboral, el empleador tiene la obligación deF:

• Elaborar un acta de finiquito en formato PD.

• Adjuntar el comprobante de pago.

• Registrar ambos documentos en la plataforma.

• El proceso culmina con la emisión del código HASH.

3. Plazos Rigurosos

• El acta de finiquito debe cargarse en un plazo máximo de 15 días.

• Si el trabajador no se presenta a cobrar su liquidación o se niega a recibirla, el empleador dispondrá de un plazo adicional de quince (15) días, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo mencionado en el punto anterior, para realizar la consignación en línea de los valores correspondientes. Para esto, existe un procedimiento específico.

4. Conservación de Documentos

Los documentos originales que hayan sido registrados, aprobados o reportados en la plataforma deben ser conservados por el empleador, para su presentación en caso de inspecciones o requerimientos. El Ministerio no conservará físicamente ni digitalmente dichos documentos.

5. Entrega al Trabajador

Es obligación del empleador entregar a sus trabajadores o extrabajadores, el original o una copia certificada de todos los documentos derivados de la relación contractual. El incumplimiento será sancionado conforme la normativa laboral vigente.

¿Cómo Prepararse?

• Actualiza tu sistema de archivo digital.

• Capacita a tu personal de RRHH en el uso del código HASH.

• Solicita asesoría legal especializada para evitar sanciones por incumplimiento.

Ab. Cristina Guarderas, Jefa del Departamento de Derecho Laboral

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