Por: Ab. Diana Yepez Piedra
Jefe Departamento Laboral
Estimados Amigos y Clientes:
El Ministerio del Trabajo a través del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-079 de fecha 24 de marzo de 2020, emitió un nuevo instructivo para el pago y registro de la participación de utilidades a los trabajadores, ex trabajadores y compañías de servicios complementarios, para lo cual emitimos el siguiente informe para su conocimiento (link):
El artículo 97 del Código del Trabajo, determina el beneficio que tienen los trabajadores en la participación de las utilidades del empleador. Con la emisión del Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-079, el Ministerio del Trabajo regulo el ámbito de aplicación de los empleadores, la fórmula para el cálculo, las definiciones, entre otros aspectos, por lo que las siguientes son las disposiciones principales a tomar en cuenta :
Están obligados a la aplicación del presente Acuerdo Ministerial los empleadores que sean personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, incluidas las sociedades de hecho, sucesiones indivisas y patrimonios autónomos. En la participación de utilidades determinadas en normas legales específicas, cuyos porcentajes y repartos se diferencien de los establecidos en el Código del Trabajo, se estará a dichas disposiciones.
La repartición de las utilidades del año 2019 se las debe realizar hasta máximo el 15 de abril de 2020, y su registro se lo debe realizar de acuerdo con el cronograma establecido en las instrucciones del articulo 4 del Acuerdo Ministerial.
Conforme lo establece el artículo 5 del Acuerdo, la repartición del 15% de las utilidades se hace con base en las declaraciones para el pago del impuesto a la renta, donde el 10% se dividirá entre todos los trabajadores y ex trabajadores, y el 5% restante se repartirá de acuerdo a las cargas familiares.
La repartición del 5% se lo debe realizar de acuerdo a la formula establecida en el articulo 7 del mismo Acuerdo
Las reglas generales para considerar las cargas familiares se encuentran establecidas en el artículo 8 del acuerdo.
A petición de los empleadores, para el reparto de las utilidades, los empleadores podrán presentar una solicitud hasta el 31 de enero para la unificación de las utilidades cuando dos empresas compartan procesos productivos y/o comerciales dentro de una misma cadena de valor, conforme al procedimiento establecido en el artículo 10 del Acuerdo.
Una vez realizada la unificación de las utilidades, si las empresas desean solicitar la revocatoria de la resolución, deberán realizarlo hasta máximo el 31 de diciembre, presentando los requisitos de artículo 12 del mismo Acuerdo.
La participación de las utilidades a las empresas de actividades complementarias se la puede entregar mediante cheque certificado o transferencia bancaria hasta el 10 de abril, y de acuerdo a las reglas del artículo 15.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 16, serán los inspectores del trabajo los encargados de verificar el cumplimiento del pago de las utilidades y las inspecciones del Ministerio y la Dirección de Control su registro en el sistema SUT.
En caso de incumplimiento en el registro del pago de las utilidades, se sancionará conforme a lo establecido en el artículo 628 del Código del Trabajo
Referencias:
Art. 4.- Los empleadores deberán realizar el pago de la participación de utilidades dentro del plazo de quince (15) días, contados a partir de la fecha de liquidación de utilidades, la cual deberá hacerse hasta el treinta y uno (31) de marzo de cada año.
El pago se debe registrar a través de la página web del Ministerio del Trabajo (www.trabajo.gob.ec), en las fechas que de acuerdo al noveno dígito del Registro Único de Contribuyentes (RUC) del empleador, estén previstas en el cronograma que defina y publique su página web el Ministerio del Trabajo.
Los empleadores son responsables de la veracidad de su declaración y registro del pago. La declaración falsa de utilidades será sancionada conforme lo establecido en las normas laborales vigentes.”
Art. 5.- Del cálculo del 15% de la participación de utilidades.- El 15% de la participación de utilidades, se distribuirá de la siguiente manera:
a) El 10% se dividirá entre todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras; y, b) El 5% restante será entregado a las personas trabajadoras y ex trabajadoras, en proporción a sus cargas familiares.
Para el cálculo de estos porcentajes, el empleador tomará como base las declaraciones o determinaciones que se realicen para el pago del Impuesto a la Renta, en lo concerniente a participación de utilidades de los trabajadores. Además, el empleador considerará el tiempo de servicios, sin realizar diferenciación alguna con la remuneración o el tipo de ocupación o actividad de la persona trabajadora o ex trabajadora que laboró durante el ejercicio económico en el que se generó las utilidades.
Para la repartición del 10% de las utilidades, el valor se obtiene multiplicando el valor del 10% por el tiempo en días que la persona haya laborado, dividido para la suma total de días laborados por todos los trabajadores y ex trabajadores.
Art. 6.- Del cálculo del 10% de la participación de utilidades. - Es el valor que debe percibir cada persona trabajadora o ex trabajadora por concepto del 10% de la participación de utilidades.
Este valor se obtiene multiplicando el valor del 10% de las utilidades por el tiempo en días que la persona haya laborado, dividido para la suma total de días laborados por todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras.
Art. 7.- Del cálculo del 5 % de la participación de utilidades. - Es el valor que debe percibir cada persona trabajadora o ex trabajadora por concepto del 5% de la participación de utilidades, en proporción a sus cargas familiares, este valor se obtiene tomando en cuenta dos factores:
a) Factor A: El resultado de la multiplicación del tiempo laborado anual de la persona trabajadora o ex trabajadora, expresado en días, por el número de cargas familiares debidamente acreditadas ante el empleador; y
b) Factor B: El resultado de la suma del factor A de todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras.
Art. 8.- De las cargas familiares: Las cargas familiares son las definidas en el artículo 3 del presente acuerdo. La condición para que una persona sea considerada carga familiar, debe cumplirse o adquirirse en el ejercicio económico en el que se generó las utilidades, teniendo en cuenta:
a) Para el caso de cónyuges o convivientes en unión de hecho legalmente reconocida, que tengan hijos en común y que presten o hayan prestado sus servicios para el mismo empleador durante el ejercicio económico en el que se generó las utilidades, el empleador deberá cancelar el pago de utilidades por concepto de cargas familiares de manera individual, esto es el 5% por cada trabajador /a.
b) Cuando las personas trabajadoras y ex trabajadoras no hubiesen acreditado ante el empleador tener cargas familiares hasta el 31 de marzo del ejercicio fiscal en el que son distribuidas; no participarán de la distribución de utilidades por concepto de cargas familiares.
c) La documentación que acredite las cargas familiares del trabajador o ex trabajador será de su responsabilidad frente al Ministerio del Trabajo.
d) En el porcentaje de utilidades correspondiente a cargas familiares, no participarán, las hijas y los hijos del trabajador o ex trabajador que cumplan dieciocho (18) años de edad dentro del ejercicio fiscal en el que se generaron las utilidades.
e) Cuando se disuelva la unión de hecho o exista liquidación de la sociedad conyugal; el trabajador o ex trabajador no participará en el porcentaje de utilidades correspondiente a cargas familiares
Art. 10.- De la unificación de utilidades y requisitos.- Únicamente para efectos del reparto de la participación de utilidades, el Ministerio del Trabajo, a petición de los representantes legales de las empresas, podrá considerar a dos o más empresas como una sola.
Los empleadores deberán presentar en el Ministerio del Trabajo hasta el 31 de enero del año posterior al periodo año fiscal respecto del cual se quiere unificar las utilidades, los siguientes requisitos:
a) Solicitud de requerimiento de unificación de utilidades, firmada por los representantes legales de las empresas, dirigido al Director de Análisis Salarial,
b) Informe motivado que determine la forma en la cual las empresas comparten procesos productivos y/o comerciales dentro de una misma cadena de valor; este proceso comprende la serie completa de sus actividades estratégicas más relevantes que precisa un producto o servicio, desde su concepción con la entrega de la materia prima, pasando por las fases intermedias de producción (que implican una combinación de transformaciones físicas y la aportación de los servicios de varios productores), hasta su entrega y comercialización a los consumidores finales y su eliminación tras el uso; y,
c) Contar con el registro de utilidades en el Sistema de Salarios en Línea del último ejercicio económico.
Art. 12.- De los requisitos para la revocatoria a la resolución de unificación de utilidades.- El Ministerio del Trabajo a petición de los representantes legales de las empresas, podrá revocar la resolución de unificación de utilidades. Para el efecto, las empresas a través de sus representantes legales, deberán presentar las solicitudes de autorización para unificación de utilidades y revocatoria, hasta el 31 de diciembre de cada año fiscal con los siguientes requisitos:
1. Solicitud de revocatoria a la resolución de unificación y reparto de la participación de utilidades, firmada por los representantes legales de las empresas, dirigida al Director de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo;
2. Informe justificativo que sustente motivadamente la solicitud de revocatoria; y,
3. Contar con el registro de utilidades en el Sistema de Salarios en Línea del último ejercicio económico.
Art. 15.- Participación de utilidades de empresas de actividades complementarias.- La empresa usuaria calculará las utilidades a repartir a los trabajadores conforme al artículo 97 del Código del Trabajo, para lo cual utilizará la nómina de trabajadores y ex trabajadores propios, así como de los trabajadores y ex trabajadores pertenecientes a empresas de actividades complementarias que prestaron servicios a dicha empresa de forma directa.
Una vez hecho el cálculo, la empresa usuaria, hará la entrega de la participación de utilidades de los trabajadores y ex trabajadores a la empresa prestadora del servicio, conforme lo dispuesto en el presente Acuerdo Ministerial.
Para el efecto, el representante legal de la empresa de actividades complementarias, hasta el 31 de enero de cada año, deberá enviar al representante legal de la empresa usuaria, la nómina de los trabajadores y ex trabajadores, en la que se detallará la fecha de inicio de labores en la empresa usuaria con el detalle de los días efectivamente trabajados y el número de cargas familiares.
En caso de que la empresa de actividades complementarias deba hacer alguna corrección a la información enviada o deba remitir documentación faltante, deberá entregar esta documentación hasta el 5 de febrero de cada año a la empresa usuaria.
El valor de las utilidades generadas por la persona natural obligada a llevar contabilidad o persona jurídica usuaria a que tengan derecho las personas trabajadoras y ex trabajadoras de la empresa de actividades complementarias, serán entregadas en su totalidad a esta última hasta el 10 de abril de cada año, mediante cheque certificado o transferencia bancaria, a fin de que sean repartidas entre todos sus trabajadores y ex trabajadores.
La empresa usuaria deberá registrar en el Ministerio del Trabajo, el justificativo de pago realizado a la empresa de actividades complementarias, mediante el Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe el Ministerio del Trabajo, que será publicado en su página web, durante el primer mes de cada año. Los rubros que las empresas de actividades complementarias reciban por este concepto conjuntamente con los valores de utilidades generadas por la misma, conformarán el monto sobre el cual se repartirán las utilidades a todos sus trabajadores y ex trabajadores acatando lo dispuesto en el artículo 97 del Código del Trabajo y este Acuerdo Ministerial.
La empresa de actividades complementarias deberá registrar en el Ministerio del Trabajo, el pago realizado a los trabajadores y ex trabajadores, ya sea mediante cheque certificado o transferencia bancaria, en el Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe el Ministerio del Trabajo.
En caso de que la empresa de actividades complementarias contrate el servicio de otra empresa de servicio complementario que sea diferente al giro del negocio de la primera, ésta reconocerá la participación de utilidades generadas, siguiendo las mismas reglas de una empresa usuaria.
No se aplicará lo establecido en los incisos precedentes, cuando se trate de personas trabajadoras de empresas que prestan servicios técnicos especializados respecto de las empresas receptoras de dichos servicios. Toda persona natural o jurídica que presta servicios técnicos especializados, debe contar con su propia infraestructura física, administrativa y financiera, totalmente independiente de quien en cuyo provecho se realice la obra o se preste el servicio, y que, por tal razón puedan proporcionar este servicio a varias personas, naturales o jurídicas no relacionadas entre sí por ningún medio.
De comprobarse vinculación con una empresa prestadora de servicios técnicos especializados y la usuaria de estos servicios, se procederá en la forma establecida en los incisos anteriores, en concordancia a lo establecido en el artículo 100 del Código del Trabajo.
Art. 16.- Del control.- El Inspector de trabajo efectuará el control del cumplimiento del pago de utilidades. La Dirección de Control e Inspecciones del Ministerio del Trabajo, efectuará el control del cumplimiento del registro del pago de utilidades a los trabajadores y ex trabajadores, en el SUT (Sistema Único de Trabajo).
En caso de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado, como la emergencia sanitaria declarada por el covid-19, si el empleador no puede cumplir con la obligación de registrar el pago de las utilidades, tendrá un plazo de 90 días contados a partir de la fecha en la que debió realizarse el registro, conforme lo establece la Disposición General Octava:
¨OCTAVA.- Cuando por fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado, el empleador no pueda cumplir con la obligación de registrar el pago del 15% de la participación de utilidades de conformidad con el cronograma establecido por el Ministerio del Trabajo, tendrá un plazo de 90 días, contados a partir de la fecha en la que debió realizar el referido pago, para proceder al registro en el sistema del Ministerio del Trabajo, emitido para el efecto.¨
