Código Hash obligatorio en Contratos, Actas de Finiquito y Reglamentos Internos

A partir del 12 de julio de 2025, entrará en vigencia el uso obligatorio del Código Hash en los contratos de trabajo, actas de finiquito y reglamentos internos de trabajo registrados en el Sistema Único de Trabajo (SUT).

Esta medida, establecida mediante el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053, tiene como finalidad garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad en los procesos laborales de empleados públicos y privados. Para su correcta aplicación, el Ministerio del Trabajo ha puesto a disposición el Manual para la implementación del Código Hash, disponible en el SUT, el cual detalla los pasos y requisitos técnicos que deben seguir los empleadores.

Código Hash en Contratos de Trabajo y Actas de Finiquito

Como parte de esta implementación, el SUT permitirá el registro y legalización de contratos de trabajo y actas de finiquito. Cada documento cargado contará con un Código Hash único, que garantiza su autenticidad, trazabilidad e integridad dentro de los procesos laborales, tanto para empleadores del sector público como del privado.

Pasos clave para Empleadores

1. Registro de contratos de trabajo

• Ingreso de datos del trabajador en los campos solicitados por el SUT.

• Carga del contrato firmado en formato PDF.

• Legalización para contratos de trabajadores extranjeros o de empleo preferente (cuando aplique).

• Generación automática del Código Hash por parte del sistema.

2. Registro de actas de finiquito

• Llenado de los campos requeridos por el sistema.

• Cálculo y validación de valores.

• Carga del acta de finiquito y del comprobante de pago.

• Generación automática del Código Hash para cada documento.

• Legalización del trámite.

3. Validación del Código Hash

• Ingreso al módulo “Validación Hash”.

• Introducción del número de contrato o acta.

• Carga del archivo correspondiente para verificación.

• Visualización del resultado: coincidencia exacta o modificaciones detectadas.

Consideraciones clave para el cumplimiento

• Todo contrato o acta de finiquito debe estar firmado electrónicamente o de forma autógrafa antes de ser cargado en formato PDF.

• El documento permanecerá en estado pendiente hasta su carga y validación mediante el Código Hash.

• Si el archivo es modificado luego de su carga, el sistema rechazará su validación.

• La validación con Hash es obligatoria para que el trámite sea considerado finalizado en el sistema.

• Aunque el manual ya está disponible en el SUT, aún se encuentra pendiente la socialización oficial por parte del Ministerio del Trabajo, así como aclaraciones sobre ciertos aspectos que generan dudas en la práctica. Cualquier modificación en el funcionamiento de esta herramienta dependerá de futuras resoluciones del Ministerio.

Código Hash en en Reglamentos Internos de Trabajo

EL objetivo es evitar alteraciones posteriores al reglamento y facilitar su fiscalización por parte de las autoridades laborales, y brinda seguridad jurídica tanto para empleadores como trabajadores.

Pasos clave para Empleadores

1. Carga del documento en formato PDF

• Se deben seguir los pasos indicados en el manual, los cuales en su mayoría coinciden con el procedimiento anterior.

• El Reglamento Interno de Trabajo debe estar firmado electrónicamente o de forma autógrafa por el representante legal o empleador.

• Es responsabilidad de la empresa conservar este archivo, ya que no podrá ser reemplazado una vez cargado.

  
  

2.Generación automática del Código Hash

• Al cargar el documento, el sistema asignará automáticamente un Código Hash único, visible en pantalla.

• Este código será la única referencia válida para efectos de inspección o verificación futura.

• Una vez generado, deberá ser validado en la plataforma correspondiente para confirmar que el archivo fue correctamente registrado y no ha sufrido modificaciones posteriores.

3. Validación del Código Hash

• En cualquier momento, la empresa puede verificar la integridad del documento accediendo al módulo “Validación Hash” del SUT.

• Si el archivo ha sido modificado, incluso de forma mínima, el sistema lo detectará y notificará que no coincide con el documento original.

3. Descarga y respaldo

• Una vez aprobado el reglamento, la empresa dispondrá de 15 días para descargarlo desde el sistema. Transcurrido este plazo, el documento será eliminado.

• Se recomienda mantener una copia respaldada del archivo junto con su Código Hash, como evidencia documental frente a eventuales inspecciones o requerimientos administrativos.

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En Meythaler & Zambrano Abogados acompañamos a empleadores en el cumplimiento de esta nueva obligación.Nuestro equipo laboral está listo para asistirle en la implementación técnica, validación legal y ajuste de procesos conforme al Acuerdo Ministerial MDT-2025-053.

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