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Nuevo Marco de Transferencia y Consumo Masivo de Información entre Entidades Públicas

Mgtr. Denisse Unda Saldivia

 

El 13 de junio de 2024, entró en vigencia el nuevo Procedimiento de Entrega Directa y Consumo Masivo de Datos e Información de las Entidades que Conforman el Sistema Nacional de Registros Públicos. Con el fin de mantenerlo informado, presentamos un breve resumen sobre el nuevo procedimiento:


Objetivo del Procedimiento

El procedimiento tiene como finalidad establecer un marco claro para la transferencia y el consumo de datos e información entre instituciones públicas, considerando la importancia de la protección de datos personales.


Sujetos Obligados

Las Entidades que Conforman el Sistema Nacional de Registros Públicos son las responsables de gestionar y custodiar diferentes tipos de registros públicos.


Según la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registros Públicos, incluyen:

  • Registro Civil

  • Registro de la Propiedad

  • Registro Mercantil

  • Registro Societario

  • Registro Vehicular

  • Registro de Naves y Aeronaves

  • Registro de Patentes

  • Registro de Propiedad Intelectual

  • Registros de Datos Crediticios

  • Otros registros similares que manejen datos masivos de ciudadanos.


Obligación: Análisis de Riesgo y Evaluación de Impacto

Las entidades responsables deben realizar un análisis de riesgo y una evaluación de impacto para determinar las medidas necesarias para la transferencia directa de información.


Estas evaluaciones se llevarán a cabo conforme a las normas ISO de Seguridad de la Información y Protección de Datos, así como el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información (EGSI) y otras normativas legales vigentes.


Este análisis es obligatorio debido al tratamiento a gran escala de datos personales por estas instituciones, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).

 

Responsables del Tratamiento de la Información:

Este término se refiere a cualquier persona o entidad que tiene la responsabilidad de procesar y manejar los datos personales.


Los responsables del tratamiento pueden ser las propias entidades del Sistema Nacional de Registros Públicos, pero también pueden incluir otras entidades o individuos que, dentro de su ámbito de trabajo, tengan la responsabilidad de procesar datos personales.


Estas responsabilidades incluyen:

  • Realizar análisis de riesgo y evaluaciones de impacto.

  • Implementar medidas de seguridad.

  • Garantizar la protección de datos personales durante su tratamiento.


Responsabilidades de Ente Rector del Sistema Nacional de Inteligencia

Las entidades públicas y el ente rector del Sistema Nacional de Inteligencia son responsables de gestionar los registros y bases de datos bajo su custodia.


Además, se estipula que los administrados (ciudadanos y organizaciones) son responsables de la veracidad y autenticidad de la información que proporcionan.


Confidencialidad: Prohibición de Transferencia de Información

Se prohíbe a los Funcionarios y Servidores Públicos transferir o divulgar información a terceros no autorizados, con el objetivo de proteger la confidencialidad de los datos.


Para reforzar esta medida, el procedimiento obliga a suscribir acuerdos de uso y confidencialidad con todas las personas involucradas en el tratamiento de datos.


Procedimiento para Entrega Directa y Consumo Masivo

La solicitud de consumo de datos debe ser remitida oficialmente por la máxima autoridad del Sistema Nacional de Inteligencia a la Dirección Nacional de Registros Públicos, la cual autorizará la transferencia tras un análisis favorable.


Resumen de Obligaciones

  • Entidades Públicas y el Ente Rector del Sistema Nacional de Inteligencia: Gestionan y protegen los registros y bases de datos bajo su custodia.

  • Responsables del Tratamiento de Información: Realizan análisis de riesgo y evaluación de impacto para asegurar la protección de datos personales.

  • Funcionarios y Servidores Públicos: No deben transferir ni divulgar información a terceros no autorizados y deben firmar acuerdos de confidencialidad.

  • Administrados: Deben garantizar la exactitud de los datos proporcionados y asumir los riesgos asociados a su veracidad.

 

Conclusiones

Con este procedimiento, se está respetando el deber de implementar medidas de seguridad robustas. La creación de un procedimiento claro y formal es una medida organizativa esencial que asegura que los procesos sean transparentes y estructurados.


Al contar con un marco definido, se garantiza que el manejo de la información se realice de manera legítima y segura, minimizando los riesgos de accesos no autorizados y de posibles brechas de seguridad.  


Este enfoque no solo cumple con los requisitos legales y normativos vigentes, sino que también promueve la confianza y la integridad en el tratamiento de datos personales, protegiendo tanto a los individuos como a las instituciones involucradas.


El cumplimiento con las normas de Protección de Datos no es opcional, es una necesidad. Nuestro equipo de expertos legales está aquí para ayudarle a realizar los análisis de riesgo y evaluaciones de impacto necesarias para cumplir con la normativa vigente y proteger los datos de sus clientes.


Ofrecemos una gama completa de servicios de asesoría en protección de datos:

  • Elaboración y revisión de acuerdos de uso y confidencialidad.

  • Capacitación en protección de datos para su personal.

  • Consultoría continua para asegurar el cumplimiento normativo.


Para más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos gustosos de ayudarle.



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