Instructivo de Crédito y Cobranza Extrajudicial o requerimiento de pago voluntario de la ARCSA

Registro Oficial N° 495, lunes 27 de mayo de 2019.

Estimados Amigos y Clientes:


La Dirección Ejecutiva de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria - ARCSA resuelve expedir el Instructivo de crédito y cobranza extrajudicial o requerimiento de pago voluntario de la ARCSA. El procedimiento que establece es el siguiente:


A. DEL PROCESO DE FACILIDADES DE PAGO

Una vez que la resolución administrativa que impone al administrado una obligación dineraria se encuentre ejecutoriada, dentro del término de tres días, la autoridad correspondiente remitirá a la Dirección Financiera la resolución, a fin de que pueda generar la orden de pago.

  • La Agencia se reserva la facultad de conceder facilidades de pago a los sujetos pasivos y administrados que encontrándose en mora en el pago de sus obligaciones lo soliciten expresamente. Las facilidades de pagos pueden ser otorgadas a los sujetos pasivo que se encuentren en mora, desde la fecha en que venció el plazo para el pago total de la obligación dineraria.

  • Una vez emitido el Título de Crédito, siempre y cuando el sujeto pasivo pague el 20% del valor total de la obligación y los interés de mora que corresponda, se podrá conceder las facilidades de pago.

  • La obligación pecuniari que no fuera satisfecha en el tiempo que la resolución Administrativa establezca, causará a favor de la institución, el interés anual equivalente a la tasa activa referencial para noventa días establecidas por el Banco Central del Ecuador, desde la fecha de su exigibilidad hasta la de su extinción por solución o pago. Dicho interés se calculará con base en las tasas de interés aplicables a cada periodo trimestral que dure la mora por cada mes de retraso, sin lugar a liquidaciones diarias. La fracción de mes se liquidará como mes completo. En todo lo no previsto en este instructivo se aplicará lo dispuesto en el Código Tributario y demás norma conexas.

En el caso que el administrado solicite que se interrumpa el proceso coactivo, deberá requerir al órgano encargado el pago total de la obligación e intereses a la fecha. El administrado deberá cancelar dicho valor en el término de tres días, lo que informará a la autoridad correspondiente.


Una vez agotada la etapa de cobro compulsivo y el administrado no cancele la obligación total o en su caso no solicite facilidades de pago, la autoridad competente dispondrá del término máximo de treinta días para remitir a la Unidad de Coactiva, a fin de que inicie el procedimiento de ejecución coactiva.

  • Para la concesión de facilidades de pago, en instancia y gestión de Cobranza Extrajudicial, se deberá verificar que el sujeto pasivo de la obligación no haya incurrido en incumplimientos de pago por convenios o facilidades de pago anteriores y que, no tenga vigente otro acuerdo de pago.

  • Queda a discrecionalidad de la autoridad competente conceder facilidades de pago que no excedan los veinte y cuatro meses, de conformidad con lo que establece el artículo 277 del Código Orgánico Administrativo. Los mismos criterios se aplicaran en etapa extrajudicial.

El funcionario encargado, mediante resolución, auto o providencia, aceptará o negará la concesión de facilidades para el pago de la obligación. Tal concesión procederá cuando la solicitud cumpla los requisitos normativos. Posteriormente, se notificará al solicitante con la decisión adoptada, la cual no será susceptible de impugnación ni recurso alguno, ni en la vía administrativa, ni en la vía judicial.

  • La resolución, auto o providencia será expedida dentro del plazo de quince (15) días contados a partir de la presentación de la solicitud. El pago del saldo se hará en cuotas mensuales iguales, de acuerdo con lo que determine el Funcionario encargado.

  • El no pago de una o más cuotas dentro del plazo concedido implica la terminación de la concesión de facilidades de pago, en cuyo caso la ARCSA exigirá la cancelación de la totalidad de la obligación.

B. PROCESO DE COBRANZA EXTRAJUDICIAL

Se considera cartera vencida a los valores no pagados después del primer día posterior a la fecha de vencimiento de la obligación.

  • Será responsabilidad de la Dirección Financiera o la Unidad Financiera la gestión de cobranza por concepto de multas, sanciones o servicios prestados desde el primer día en que recepten el Título de Crédito.

  • Se observarán las mejores prácticas de cobranza, entre otras las siguientes: segmentación de cartera, análisis, diagnóstico, antigüedad, generación de alternativas de pago, intensificación de las acciones de cobro, depuración de cartera, jerarquización de cartera, gestión de cartera, monitoreo de la gestión de cobranza, seguimiento continuo y retroalimentación.

Cuando se identifiquen inconsistencias en la información contenida, relacionadas con la cartera vencida, se remitirán las mismas al área competente para que gestione la respectiva rectificación y/o regularización de los valores y/o datos inconsistentes. Las áreas encargadas de corregir las inconsistencias encontradas serán las responsables de establecer medidas correctivas para mejorar sus procesos.

  • Corresponde a la Dirección Financiera o la Unidad Financiera, previa solicitud y debida autorización, el traslado de valores de un administrado sancionado a otro/a persona natural o jurídica; esto en caso de que algún administrado quisiera transferir la deuda o sanción a otra persona natural o jurídica.

  • Cuando un administrado tenga valores pendientes de más de una obligación, la Dirección Financiera o la Unidad financiera podrán trasladar los valores. La Agencia, se reserva el derecho de transferir la obligación y el monto adeudado del administrado a otra sanción o multa que el administrado tenga pendiente con la Agencia. Esto, en consideración de los caso en los que una persona puede ser representante legal de dos o más empresas o instituciones.

C. DE LA GESTIÓN DE COBRANZA

Para la gestión de cobranza extrajudicial de recuperación de cartera vencida, se dispondrá de la información y base de datos que consta en la institución. La elaboración, emisión y gestión de Títulos de Crédito, estará a cargo de la Dirección Financiera, quien verificará, bajo su responsabilidad, lo siguiente:

  1. Que la obligación sea líquida, determinada y de plazo vencido;

  2. Que el administrado sea el legítimo deudor;

  3. Que todas las cuentas vencidas de los administrados o sujeto pasivo sean consolidadas tanto por RUC o por Cédula de Ciudadanía;

  4. Que exista consistencia en los datos de identificación de los administrados;

  5. Que la deuda actual del administrado coincida con la base de datos que conste en la Dirección Financiera, así como los documentos de respaldo que se remitan para el efecto;

  6. Que no existan procesos judiciales o arbitrales instaurados por un mismo concepto, en trámite o resueltos en contra de la ARCSA; y,

  7. Realizar una revisión exhaustiva de la documentación de respaldo, fuente de la obligación dineraria, a efectos de emitir el Titulo de Crédito.

El Título de Crédito contendrá: Denominación de la institución emisora del título de crédito "Agencia Nacional de Regulación Control y Vigilancia Sanitaria ARCSA, Doctor. Leopoldo Izquieta Pérez." y del área que lo emite, según corresponda (1); Número, código y año que le corresponda (2); Lugar y fecha de la emisión (3); Nombres y apellidos de la persona natural, denominación comercial, razón social de la persona jurídica de derecho privado o público, que se identifique como deudor (4); El domicilio del deudor, que consta en los registros de la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria (5); Concepto o servicio por el que se emite, verificar la viabilidad de esta parte dado el número actual de servicios (6); Valor de la obligación (7); Plazo para el pago (8); La indicación de que se cobrarán los intereses liquidados a la fecha efectiva del pago (9); Firma original, digitalizada o electrónica, acorde al desarrollo tecnológico que Agencia Nacional de Regulación Control y Vigilancia Sanitaria ARCSA, Doctor Leopoldo Izquieta Pérez vaya implementando (10); y, Firma original, digitalizada o electrónica del Analista responsable de la revisión, elaboración e impresión del título de crédito (11).

  • La falta de los requisitos establecidos en los literales 5) y11), no causarán la nulidad del Título de Crédito.

  • La notificación con el Título de Crédito al deudor se realizará en la etapa de cobranza extrajudicial.

D. DE LA LIQUIDACIÓN, PAGO Y RECAUDACIÓN

  • Dentro del proceso de cobranza, se realizará la correspondiente liquidación de los valores adeudados, que comprenderá el valor del capital adeudado, los intereses y otros valores adicionales que se generen en el proceso de cobranza extrajudicial.

  • El pago de la totalidad de los valores adeudados extingue la obligación. Las cuotas fijadas a través de las facilidades de pago autorizadas se destinarán a los siguientes rubros, en el orden que se indica: a) Intereses; b) Valor por capital; y, c) Otros valores adicionales que se generen en el proceso de cobranza extrajudicial.

  • Son medios de pago aceptados los siguientes: a) Depósitos realizados a la cuenta de la Agencia; b) Pago por intermedio de transferencia electrónica a nombre de la Agencia; c) Tarjetas de Crédito; d) Tarjetas de Débito.

  • Son modalidades de pago aceptadas por la Agencia, para cartera vencida, las siguientes: 1. Pago total de la obligación a través de depósito realizado a las cuentas de la Agencia; y, 2. Facilidades de pago otorgadas por la Agencia.

  • La Dirección Financiera y la Unidad Financiera, son las únicas dependencias competentes para certificar todo ingreso dentro del proceso de cobranza extrajudicial. Los valores recaudados, serán depositados en la cuenta bancaria que para el efecto fije la Agencia y remitidos a la institución por parte del administrado mediante el ingreso por ventanilla. El analista designado deberá certificar el depósito en las cuentas de la institución para su posterior registro. La Agencia podrá implementar otros procedimientos y canales de recaudación.

E. DE LA ORDEN DE COBRO

  • La Orden de Cobro, será suscrita por el órgano ejecutor esto es, la autoridad administrativa que expidió el acto en el que se constituye una obligación dineraria.

  • La Orden de Cobro contendrá: a) Denominación de la institución emisora de la orden de cobro; b) Número, código y año que le corresponda; c) Lugar y fecha de la emisión; d) Determinación del funcionario recaudador correspondiente al cual se remite; e) Nombres y apellidos de la persona natural, o denominación comercial, razón social de la persona jurídica deudora; f) Valor de la obligación; g) La indicación de que se cobrarán los intereses; y, h) Firma original, digitalizada o electrónica del Funcionario correspondiente

  • La Orden de Cobro, que será elaborada cumpliendo los requisitos señalados en el artículo anterior y con la verificación de la existencia de la obligación, a la fecha de emisión de la misma, será remitida conjuntamente con la copia certificada del Título de Crédito, al Funcionario Recaudador de Coactiva de la Agencia a fin de que inicie el respectivo procedimiento de ejecución coactiva.

F. DISPOSICIONES FINALES

  • PRIMERA.- Los casos no previstos o de duda que se presenten en la aplicación de este Instructivo, serán resueltos por la Dirección Financiera conjuntamente con la Dirección de Asesoría Jurídica.

  • SEGUNDA.- Se dispone a la Secretaría General de la ARCSA, la publicación y distribución interna de este Instructivo, a nivel nacional.

  • TERCERA.- Se encarga el cumplimiento del presente Instructivo, a la Dirección Financiera y las Unidades Financieras de la ARCSA o Delegados de la Máxima Autoridad.

  • CUARTA.- Las Unidades Financieras podrán requerir a La Dirección Administrativa Financiera, que soliciten la implementación de herramientas que permitan el debido cumplimiento de este Instructivo.

  • QUINTA.- El presente Instructivo de Crédito y Cobranza Extrajudicial de la ARCSA, entrará en vigencia a partir de su expedición (28 de marzo de 2019).


Sin otro particular, me suscribo con un cordial saludo.


Ab. Beatriz Meythaler

Meythaler & Zambrano Abogados

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