Ab. María Cecilia Saá Vega
Coordinadora Legal y Administrativa
El Instructivo para el Cumplimiento de las Obligaciones de los Empleadores Públicos y Privados establece las obligaciones de registros, reportes y cumplimiento de relaciones laborales, principalmente en lo que se refiere a:
Contratos
Finiquitos
Porcentajes de inclusión de personas con discapacidad
Seguridad, salud y gestión integral de riesgos ante el MDT
Reglamentos internos en el sector público y privado.
Esta gestión debe considerar los diferentes plazos y términos en lo que deben cumplirse las obligaciones para estar al día con lo que determina la vigente normativa y, así, evitar sanciones.
A continuación, enlistamos los 5 puntos más relevantes del Acuerdo Ministerial y que se deben tomar en cuenta:
1. Registro de trabajadores activos:
El empleador deberá mantener un registro de todos los trabajadores activos, esta información deberá ser registrada en la plataforma informática (Sistema Único de Trabajo SUT), hasta 30 días término posteriores al ingreso de los mismos.
Sanción: la falta de registro o actualización dará cabida a una multa por cada trabajador no registrado, hasta veinte salarios básicos unificados.
2. Actas de finiquito:
El empleador debe elaborar y registrar el acta de finiquito hasta en 30 días contados desde la terminación laboral. En caso de desahucio o mutuo acuerdo, el plazo será de 15 días.
2.1. Procedimiento de registro:
Registro de información en el SUT.
Adjuntar el acta de finiquito generada por el sistema, debidamente firmada por las partes en formato PDF y el comprobante de pago.
2.2. Pago por consignación:
Cuando la persona trabajadora no acuda a cobrar su liquidación, el empleador consignará los valores en un plazo de 15 días en la cuenta del banco del Pacífico a nombre del Ministerio de Trabajo.
Sanción: la falta de registro de actas de finiquito dará cabida a una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de América por cada acta de finiquito no registrada, hasta 20 SBU del trabajador privado. El pago de multa no exime al empleador de cumplir con el registro y pago de los valores de finiquito.
3. Seguridad y Salud en el Trabajo:
El empleador deberá cumplir con las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo. Dichas obligaciones corresponden a los siguientes temas:
Accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, incidentes.
Mediciones
Identificación y evaluación de riesgos laborales.
Planes de seguridad, higiene, salud ocupacional, emergencia, contingencia, otros.
Planos.
Programas.
Reglamento de higiene y seguridad.
Responsables de seguridad e higiene.
Organismos paritarios.
Unidad de seguridad e higiene.
Vigilancia de la salud.
Servicio médico de empresa.
Brigadas.
Simulacros.
Matriz de recursos.
Formación y capacitación del personal en prevención de riesgos laborales.
Adecuación de los puestos para personas con discapacidad.
Medidas de seguridad, higiene y prevención.
Otros que fueran definidos por la autoridad laboral en base a la normativa legal en la materia.
El empleador deberá suscribir el “convenio de responsabilidad y de uso de medios electrónicos”, así también:
Designar responsables de recursos materiales y humanos para la gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Mantener actualizado el archivo de información del personal y cumplimiento de obligaciones.
El registro y aprobación de obligaciones en materia de SSO se lo realizará en el SUT. Los formatos, guías e instructivos serán proporcionadas por el MDT y se encontrarán ancladas en el SUT.
Los Inspectores de Trabajo realizarán constantes inspecciones de cumplimiento.
El empleador deberá actualizar y renovar la información reportada en materia de seguridad y salud en el trabajo, dentro de los 12 meses subsiguientes a la fecha del último registro en el SUT. Es decir, el registro y actualización de datos de esta información debe realizarse de forma anual.
Sanción: una multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, por cada trabajador, hasta un máximo de 20 SBU.
4. Reglamento de Higiene y de Seguridad:
Todo empleador que cuente con más de 10 trabajadores está obligado a elaborar y someter a la aprobación del Ministerio del Trabajo por medio de la Dirección Regional del Trabajo, un Reglamento de Higiene y Seguridad, el mismo que será renovado cada 2 años.
5. Reglamento Interno de Trabajo:
Todo empleador que cuente con más de 10 trabajadores deberá elaborar y registrar en el SUT, el Reglamento Interno de Trabajo de forma obligatoria.
El empleador deberá efectuar el siguiente procedimiento de registro:
i. Adjuntar el proyecto de Reglamento Interno de Trabajo en el SUT, formato Word y los documentos habilitantes en PDF.
ii. Estar al día en todas las obligaciones.
iii. El MDT emitirá una resolución.
Sanción: multa equivalente a doscientos dólares de los Estados Unidos de América misma que se impondrá por cada reglamento interno no registrado, sin que la suma de cada proceso pueda superar los veinte SBU.
El Acuerdo Ministerial se encuentra vigente desde el 29 de agosto de 2017.