Acuerdo Ministerial No. MDT-2018-0065 “Instructivo para el Pago de la Participación de Utilidades”
Oficio No. MZ-1143-2018
Quito, 09 de abril de 2018
El Ministro del Trabajo suscribió el 06 de marzo de 2018, el Acuerdo No. MDT-2018-0065 que EXPIDE EL INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE LA PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES:
OBJETO
El presente instructivo regula el pago de la participación de utilidades a las que tienen derecho las personas trabajadoras y ex trabajadoras
ÁMBITO
Están obligados al pago y al registro regulado en el presente Acuerdo Ministerial los empleadores que sean personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, incluidas las sociedades de hecho, sucesiones indivisas y patrimonios autónomos, con personal bajo relación de dependencia.
DEFINICIONES
Empleador: La persona o entidad, de cualquier clase que fuere, por cuenta u orden de la cual se ejecuta la obra o a quien se presta el servicio, se denomina empresario o empleador.
Trabajador: La persona que se obliga a la prestación del servicio o a la ejecución de la obra se denomina trabajador y puede ser empleado u obrero.
Extrabajadores: Se entenderá como la persona que brindó sus servicios y dejó de prestarlos con el empleador dentro del año en el cual se generaron las utilidades.
Cargas familiares: Son cargas familiares de la persona trabajadora y extrabajadora. las hijas y los hijos menores de dieciocho años, las hijas y los hijos con discapacidad de cualquier edad que dependan de la persona trabajadora o extrabajadora, los cónyuges y los convivientes en unión de hecho legalmente reconocida. La condición para que una persona sea considerada carga familiar debe cumplirse o adquirirse en el ejercicio económico en el que se generó las utilidades.
Cuando las hijas y los hijos cumplan dieciocho (18) años, se disuelva la unión de hecho o se produzca un divorcio dentro de un ejercicio fiscal, se pierde la condición de carga que al no poder ser acreditada por el trabajador al empleador. generará la no participación en el porcentaje de utilidades correspondiente a cargas.
Cuando los trabajadores y extrabajadores no hubiesen acreditado ante el empleador tener cargas familiares hasta el 30 de marzo del ejercicio fiscal en el que son distribuidas, el 5% de la participación de utilidades será distribuido entre todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras de la misma manera que el reparto del 10% de participación de utilidades.
La documentación que acredite cuantas cargas familiares tiene el trabajador o extrabajador será receptada por el empleador y será responsabilidad de este ante el Ministerio del Trabajo.
CUMPLIMIENTO DE A OBLIGACIÓN DE PAGO EN LAS FECHAS DETERMINADAS
Los empleadores deberán realizar el pago de la participación de utilidades y registrarlo a través de a página web del Ministerio el Trabajo, en las fechas establecidas por la misma entidad.
PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES
Cálculo del de la participación de utilidades. – El de la participación de utilidades, se distribuirá así: el 10% se dividirá entre todas las personas trabajadoras y extrabajadoras; y, el 5% restante será entregado a las personas trabajadoras y extrabajadoras, en proporción a sus cargas familiares.
Para el cálculo de estos porcentajes el empleador tomará como base las declaraciones o determinaciones que se realicen para el pago del Impuesto a la Renta en lo concerniente a participación de utilidades de los trabajadores. Además, el empleador considerará el tiempo de servicios, sin realizar diferenciación alguna con la remuneración o el tipo de ocupación o actividad de la persona trabajadora o extrabajadora que laboró durante el ejercicio económico en el que se generó las utilidades.
Cálculo del 10% de la participación de utilidades. – El valor que debe percibir cada persona trabajadora o ex trabajadora por concepto del de la participación de utilidades, se obtiene multiplicando el valor del 10% de las utilidades por el tiempo en días que la persona ha laborado, dividido para la suma total de días laborados por todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras.
Cálculo del 5% de la participación de utilidades. – El valor que debe percibir cada persona trabajadora o extrabajadora por concepto del 5% de la participación de utilidades se obtiene tomando en cuenta dos factores:
a) Factor A, que es el resultado de la multiplicación del tiempo laborado anual de la persona trabajadora o extrabajadora, expresado en días, por el número de cargas familiares que la misma acredite ante el empleador; y,
b) Factor B, que es el resultado de la suma del factor A de todas las personas trabajadoras y extrabajadoras.
El valor que le corresponde percibir a cada trabajador o extrabajador por el 5% de la participación de utilidades, se obtiene multiplicando el valor del 5% de la participación de utilidades por el factor A, y el resultado dividido para el factor B, conforme a la siguiente fórmula:
Utilidad que percibe el trabajador por cargas
5% de utilidades a trabajadores x Factor A del trabajador
=………………………………………………………….
Factor B
Factor A = Número de días laborados del trabajador x número de cargas del trabajador.
Factor B = Sumatoria del factor A de todos los trabajadores.
Los trabajadores o extrabajadores cónyuges o convivientes en unión de hecho legalmente reconocida o padre y madre de un mismo hijo que tenga la calidad de carga familiar de conformidad con lo establecido en el Código del Trabajo, en el caso dc prestar o haber prestado sus servicios para el mismo empleador durante el ejercicio económico en el que se generó las utilidades, deberán ser considerados de manera individual para el pago del 5% de la participación de utilidades por cada uno.
Distribución de utilidades para trabajadores y extrabajadores de los sectores estratégicos. – Para el cálculo de la participación de utilidades para los trabajadores y ex trabajadores de los sectores estratégicos. se tomará en cuenta los porcentajes establecidos en la ley que rige cada sector.
UNIFICACIÓN DE UTILIDADES
Requisitos para la unificación de utilidades. – Los requisitos que deberán ser entregados por los empleadores que soliciten la unificación de utilidades son los siguientes:
a) Evidenciar a través de la facturación que se comparten procesos productivos v/o comerciales entre empresas.
b) Informe que detalle la forma en la cual las empresas se vinculan o comparten procesos productivos y/o comerciales dentro de una misma cadena de valor, este proceso comprende la gama completa de actividades que precisa un producto o servicio, desde su concepción con la entrega de la materia prima, pasando por las fases intermedias de producción (que implican una combinación de transformaciones físicas y la aportación de los servicios de varios productores). hasta su entrega y comercialización a los consumidores finales y su eliminación final tras el uso.
No procederá la unificación de utilidades cuando los empleadores solicitantes tengan la misma actividad económica y pertenezcan a la misma fase de la cadena de valor, entendida esta como lo establecido en el literal b).
Procedimiento para la unificación y reparto de la partición de utilidades como una sola empresa. –
El Ministerio del Trabajo de oficio o a petición de los representantes legales, podrán considerar a dos o más empresas como una sola a efectos del reparto de participación de utilidades.
Mo se podrá considerar como una sola empresa a las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
En el caso de solicitudes presentadas, se deberá cumplir el siguiente procedimiento:
1. El empleador solicitará a la Dirección de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo, el reparto de utilidades de varias empresas como una sola. Para lo cual, los empleadores tendrán que estar al día en el registro de utilidades y deberán motivar legal y económicamente su solicitud, entregando un informe que sustente la vinculación o encadenamiento productivo y/o comercial, adjuntando los requisitos descritos en el formulario elaborado para el efecto por la Dirección de Análisis Salarial, el cual se encontrará disponible en la página web del Ministerio del Trabajo.
En caso de que la información entregada se encuentre incompleta o inconsistente, la Dirección de Análisis Salarial procederá a la devolución del trámite, para su reingreso conforme lo establecido en el numeral 1 del artículo 138 del Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva ERJAFE, de requerirse continuar con el trámite. Los trámites que no cumplan con este procedimiento ingresarán una nueva solicitud.
2. En el plazo de treinta (30) días contados a partir de la entrega de la solicitud con toda la información solicitada en el numeral anterior, el Ministro del Trabajo o su delegado emitirá la resolución de aprobación o negación a la solicitud de unificación de utilidades, en base al informe técnico que la Dirección de Análisis Salarial realizará para el efecto. Este informe incluirá: resultados de la investigación de campo, verificación de la representación legal y verificación del encadenamiento productivo en las empresas detalladas por el solicitante.
El proceso de unificación de utilidades también puede iniciarse de oficio por el Ministerio del Trabajo, el cual procederá con el informe emitido por los inspectores de trabajo a través de las inspecciones, cuando corresponda el caso. a partir de lo cual el Ministerio de Trabajo solicitará información a fin de determinar si existe vinculación entre las empresas para la unificación y reparto de utilidades, siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 2 del presente artículo.
De la solicitud de la unificación de utilidades y la resolución que autoriza el reparto de la participación de utilidades. – La solicitud de unificación de utilidades podrá realizarse hasta el 31 de enero del año posterior al del año fiscal respecto del cual se quiere unificar las utilidades.
La resolución que autoriza o niega el reparto de la participación de utilidades como una sola empresa se ejecutará respecto del ejercicio fiscal para el que se solicitó.
PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES DE EMPRESAS DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Participación de utilidades de empresas de actividades complementarias. – La empresa usuaria calculará las utilidades a repartir a los trabajadores, conforme al artículo 97 del Código del Trabajo, para lo cual utilizará la nómina de trabajadores y extrabajadores propios, así como de los trabajadores y extrabajadores pertenecientes a empresas de actividades complementarias que prestaron servicios a dicha empresa de forma directa.
Para el efecto, el representante legal de la empresa de actividades complementarias, hasta el 31 de enero de cada año deberá enviar al representante legal de la empresa usuaria, la nómina de los trabajadores y extrabajadores, en la que se detallará la fecha de inicio de labores en la empresa usuaria con cl detalle de los días efectivamente trabajados y el número de cargas familiares.
En caso de que la empresa de actividades complementarias deba hacer alguna corrección a la información enviada o deba remitir documentación faltante, deberá entregar esta documentación hasta el 5 de febrero de cada año a la empresa usuaria.
El valor de las utilidades generadas por la persona natural obligada a llevar contabilidad o persona jurídica usuaria a que tengan derecho las personas trabajadoras de la empresa de actividades complementarias, serán entregadas en su totalidad a esta última hasta el 10 de abril de cada año, a fin de que sean repartidas entre todos sus trabajadores y extrabajadores, dentro del ejercicio fiscal durante cl cual se generaron dichas utilidades. Para el efecto, la empresa usuaria acreditará en la cuenta bancaria de la empresa de actividades complementarias el valor total de las utilidades que les correspondan a sus trabajadores.
La empresa usuaria deberá registrar en el Ministerio del Trabajo, el justificativo de pago ya sea mediante cheque certificado o transferencia bancaria, a las empresas dc actividades complementarias, mediante el Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe esta Cartera de Estado y que será publicado en la página web del Ministerio del Trabajo
No se aplicará lo establecido en los incisos precedentes, cuando se trate de personas trabajadoras de empresas que prestan servicios técnicos especializados respecto de las empresas receptoras de dichos servicios. Toda persona natural o jurídica que presta servicios técnicos especializados debe contar con su propia infraestructura física, administrativa y financiera, totalmente independiente de quien en cuyo provecho se realice la obra o se preste el servicio, y que, por tal razón puedan proporcionar este servicio a varias personas, naturales o jurídicas no relacionadas entre sí por ningún medio.
De comprobarse vinculación con una empresa prestadora de servicios técnicos especializados y la usuaria de estos servicios, se procederá en la forma establecida en los incisos anteriores, en concordancia a lo establecido en el artículo 100 del Código de Trabajo.
CONTROL Y SANCIONES
Control. – La Dirección de Análisis Salarial efectuará el control del cumplimiento de la Unificación de Utilidades.
Sanciones. – El incumplimiento del pago del 15% de la participación de utilidades será sancionado de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 104 y 106 del Código del Trabajo y los Acuerdos Ministeriales que para el efecto expida el Ministerio del Trabajo, cuyos valores serán parametrizados en el Sistema de Salarios en Línea en base al monto y al tiempo posterior al registro en relación al cronograma establecido por esta Cartera de Estado y número de trabajadores, a falta de pago se procederá con el procedimiento coactivo correspondiente.
El incumplimiento del registro del pago de utilidades será sancionado conforme lo indica el artículo 628 y 629 del Código el Trabajo.
DISPOSICIONES GENERALES:
PRIMERA. – Para el cálculo de la participación de utilidades, se considerará el período anual de trescientos sesenta (365) días, incluidas las vacaciones y feriados: y, la jornada laboral mensual equivalente a doscientas cuarenta (240) horas.
SEGUNDA. – El cálculo para el pago de la participación de utilidades de las personas trabajadoras y extrabajadoras bajo la modalidad de contrato de jornada parcial permanente, se lo hará en proporción al tiempo efectivamente trabajado.
TERCERA. – La empresa de servicios complementarios hará conocer a la empresa usuaria, la distribución de los valores recibidos por estas últimas de acuerdo a la redistribución de participación de utilidades a los trabajadores de servicios complementarios.
CUARTA. – Los artesanos deberán dar cumplimiento a las disposiciones del presente Acuerdo Ministerial, respecto del personal administrativo a su cargo, salvo operarios y aprendices.
QUINTA. – En caso de que las fechas señaladas en el presente Acuerdo Ministerial, correspondan sábados, domingos y/o feriados. se deberá entender que para el efecto del cumplimiento del presente instrumento será el día siguiente laborable.
DISPOSICIÓN FINAL. – La presente Norma entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Atentamente,
Dra. Gabriela Alarcón G.
Socia y Jefa Departamento Laboral
MEYTHALER & ZAMBRANO ABOGADOS