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Guía de Nuevas Directrices para Empleadores en Procedimientos de Inspección y Obligaciones Laborales

Ab. Cristina Guarderas B.

 

Nos complace informarles que el Ministerio de Trabajo ha emitido el Acuerdo Ministerial MDT-2023-140, un documento crucial que establece las normas de control relacionadas con las obligaciones de los empleadores y los procedimientos de inspección. Este acuerdo es aplicable tanto a los empleadores como a los trabajadores del sector público y privado que están regidos por el Código de Trabajo. Además, afecta significativamente a los Directores Regionales de Trabajo y Servicio Público, así como a los inspectores de trabajo.


Para garantizar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en este acuerdo, es esencial que se sigan los parámetros detallados a continuación:

  1. Registro del Empleador y Conservación de la Información

  2. Pago de Utilidades

  3. Actas de Finiquito

  4. Reglamento Interno de Trabajo

  5. Sanciones

 

Registro del Empleador y Conservación de la Información

1. Obligaciones del Empleador:

  1. Registrarse en la plataforma informática del Ministerio de Trabajo.

  2. Suscribir el acuerdo para el uso de medios electrónicos.

  3. Registrar en la plataforma la información de todos los trabajadores que dependen de su empresa.

  4. Registrar los contratos laborales dentro de los 15 días siguientes al ingreso de cada trabajador.

  5. Mantener actualizada la información de los empleados regularmente.

  6. Conservación Digital de Datos: Todos los datos relacionados con el empleador se pueden almacenar en repositorios digitales, los cuales tendrán la misma validez legal que los documentos físicos.

2. Decimotercera y Decimocuarta Remuneración

a) Solicitud de Acumulación

  • Los trabajadores pueden solicitar por escrito la acumulación, mensualización o cambio en la modalidad de pago de las remuneraciones adicionales (décimos) durante los primeros 15 días de enero de cada año.

  • Los empleados que sean nuevos en la empresa tienen un plazo de 15 días después de su ingreso para hacer esta solicitud.

b) Período de Cálculo

  • Decimotercera Remuneración: Se calcula desde el 1 de diciembre hasta el 30 de noviembre del año siguiente, con un plazo de pago máximo hasta el 24 de diciembre de cada año.

  • Decimocuarta Remuneración (Región Costa e Insular): Se calcula desde el 1 de marzo hasta el último día de febrero del año siguiente, debiendo pagarse a más tardar el 15 de marzo de cada año.

  • Decimocuarta Remuneración (Región Sierra y Amazonía): Se calcula desde el 1 de agosto hasta el 31 de julio del año siguiente, con un plazo de pago máximo hasta el 15 de agosto de cada año.

c) Registro de Pago

El registro de estos pagos se realiza en la plataforma del Ministerio de Trabajo, siguiendo el noveno dígito del RUC o la cédula de ciudadanía del empleado. Nota: Los valores que los trabajadores reciban de manera anual o mensual por conceptos de décimos, no erán considerados como parte de la remuneración, para efecto del pago de aportes al IESS.

  • Decimotercero aplicable a todas las regiones del Ecuador:

  • Decimocuarto en las regiones Costa e Insular

  • Decimocuarto en las regiones Sierra y Amazonía


 

Pago de Utilidades

1. Obligación de Pago

Todos los empleadores que están obligados a llevar contabilidad deben cumplir con el pago de utilidades, excepto aquellos que realicen actividades económicas sin fines de lucro.


2. Cumplimiento de Pago y Registro del 15% de Participación en las Utilidades

El pago de las utilidades se debe realizar dentro de los 15 días siguientes a la fecha de su liquidación, y no más tarde del 31 de marzo de cada año.


3. Distribución del 15% de Participación en las Utilidades

  • 10% para Trabajadores y Extrabajadores: Este porcentaje se divide entre todos los trabajadores y extrabajadores del ejercicio fiscal. Se calcula como sigue: (10 x (Días laborados por cada trabajador.

  • 5% según Cargas Familiares: Este 5% se reparte en función de las cargas familiares de los trabajadores y extrabajadores. La fórmula es: (5(5 x (Factor A de cada trabajador). Donde "Factor A" es el producto de los días laborados en el año por el número de cargas familiares de cada trabajador.

  • Excepciones en la Distribución del 5% de las Utilidades: Las cargas familiares no se incluyen en la distribución si: i) Los hijos del trabajador o extrabajador han cumplido 18 años durante el ejercicio fiscal, a menos que tengan alguna discapacidad; y ii) Se ha terminado una unión de hecho legalmente reconocida o hay un divorcio.

4. Distribución de Utilidades para Trabajadores y Extrabajadores de Sectores Estratégicos

Para los empleados de los sectores estratégicos, como minería e hidrocarburos, se aplicarán los porcentajes establecidos en la legislación específica de cada sector. El registro del pago se hará en el sistema según el noveno dígito del RUC o la cédula de ciudadanía.


 


Actas de Finiquito

1. Obligación de Registro

Tras finalizar la relación laboral, el empleador debe elaborar y registrar en PDF el acta de finiquito, firmada por ambas partes, en la plataforma correspondiente dentro de un plazo máximo de 30 días desde la terminación laboral.


2. Pago por Consignación

Si el trabajador no acude a recibir su liquidación o se niega a recibirla, el empleador debe:

  1. Generar el acta de finiquito en el sistema SUT.

  2. El inspector de trabajo revisará la documentación de soporte y, en caso de cumplir con las obligaciones, aprobará el pago en el sistema.

  3. El empleador realizará la consignación en el Ministerio de Trabajo y subirá el comprobante de pago y el acta de finiquito en la plataforma del SUT.


 

Reglamento Interno de Trabajo

Registro y Aprobación

Empleadores con más de 10 trabajadores deben elaborar y registrar el proyecto de reglamento interno de trabajo en la plataforma del SUT dentro de 30 días desde que cuenten con los 10 trabajadores. En caso de negativa, se debe reingresarse el trámite para registro.


 

Inspecciones de Trabajo

1. Inspección Focalizada

Verifica el cumplimiento de derechos laborales específicos de sectores o grupos de atención prioritaria.


2. Inspección Integral

Evalúa el cumplimiento de todos los derechos laborales de los trabajadores. Estos son los Tipos de Inspecciones:


a. Procedimiento de Inspección Electrónica:

Se realizan a través de notificación electrónica.

  1. Notificación al empleador por correo electrónico para presentar la documentación en 10 días, con posibilidad de extensión justificada de 5 días.

  2. Si la documentación es adecuada, el inspector archivará el caso; si no, emitirá una resolución de sanción.

  3. Inconsistencias permiten hasta 5 días para justificaciones. Se puede convocar una audiencia presencial si necesario.

b. Procedimiento de Inspección de Campo

Se efectúan físicamente en las instalaciones del empleador. Es similar al electrónico, pero con la presentación física de documentos.


3. Terminación del Procedimiento Administrativo Sancionador

Concluye con el archivo del proceso o la resolución de sanción administrativa. El proceso no debe exceder 60 días desde la notificación.


4. Proceso de Ejecución Coactiva de la Sanción

En caso de incumplimiento, se procederá al cobro mediante proceso coactivo dentro de 10 días tras la notificación de la sanción.


 

Sanciones

Son sujetos responsables de los incumplimientos las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que incurran en las acciones u omisiones tipificadas como infracciones en la norma laboral vigente y en el presente Acuerdo Ministerial.


1. Sanciones especiales

2. Concurrencia de sanciones

se pueden acumular a un mismo empleador varias multas por diferentes incumplimientos, las mismas que no podrán sobrepasar en conjunto 20 SBU.


3. De la sanción por reincidencia:

  • La cuantía de las sanciones consignadas en los cuadros de multas, podrán incrementarse hasta el duplo de la sanción correspondiente a la infracción cometida.

  • Se considera reincidencia al reiterado incumplimiento de la misma infracción en dos procesos de inspección distintos llevados con una diferencia de al menos 30 días y máximo 1 año calendario.

  • Las reincidencias se aplicarán durante un año calendario a partir de la primera sanción.

Finalmente, el presente acuerdo entró en vigencia desde la publicación en el Registro Oficial.


Este Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 representa un cambio significativo en las regulaciones laborales y afecta a empleadores y trabajadores en múltiples aspectos. Entender y aplicar correctamente estas normativas es crucial para el cumplimiento legal y la gestión eficaz de las relaciones laborales.


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En M&Z Abogados, somos expertos en derecho laboral y estamos preparados para ayudarle a navegar por estas nuevas regulaciones. Si tiene preguntas específicas o necesita asistencia en la implementación de estas normas en su empresa, no dude en contactarnos. Nuestro equipo de profesionales especializados está listo para proporcionarle el apoyo y la orientación que necesita.

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