Directrices de manejo de asuntos jurídicos, prevención de prácticas corruptas y de facturación

Actualizado: hace 3 días

Última revisión: 23 de septiembre de 2019



Los Departamentos Legales de MEYTHALER & ZAMBRANO ABOGADOS ("MZ") deberán adoptar las directrices de facturación, buenas prácticas de manejo de asuntos jurídicos y prevención del uso de tácticas corruptas, según los lineamientos del presente documento. El objetivo es alcanzar la eficiencia mientras se proveen servicios legales de alta calidad.


Estas directrices o prácticas establecen lo que se requiere de todo el personal jurídico de MZ.


Con el fin de ayudar a MZ a cumplir sus objetivos, se requiere de su equipo:


1. Que maneje los asuntos jurídicos e internos de manera efectiva y eficiente;

2. Que demuestre el nivel de experiencia adecuado y la capacidad de manejar cuestiones de MZ de principio a fin, generando un grupo de trabajo poseedor de un conocimiento óptimo de los negocios y asuntos legales.


1. REQUERIMIENTOS DE FACTURACIÓN



a. Disposiciones alternativas de facturación

Es de preferencia de MZ utilizar los Acuerdos de Facturación con sus clientes ("ADF") para la mayoría de los asuntos. En lo que respecta a cualquier servicio, se busca, en primera instancia, acordar sobre un valor basado en el ADF, como honorarios fijos.


Muchos factores pueden ser tomados en cuenta al momento de determinar dicho valor, incluyendo la responsabilidad asumida, la dificultad de la cuestión legal involucrada, la experiencia particular que requiere el caso, la experiencia proporcionada, limitaciones de tiempo impuestas por el cliente, el beneficio resultante y cualquier otra circunstancia imprevista que surjan en el curso del asunto. En todos los casos, el ADF deber ser suscrito por escrito como acuerdo entre MZ y el Cliente.


En caso de que la fijación del valor con base en el ADF no sea factible, los honorarios pueden basarse en una tarifa de facturación por hora para cada abogado que dedique su tiempo a los asuntos encomendados por MZ. Tales tasas de facturación por hora deben ser acordadas por escrito y con antelación a la contratación. Una vez que se hayan acordado tarifas de facturación por hora para un contrato en particular, dichas tarifas permanecerán vigentes durante la subsistencia del contrato y no aumentarán por ninguna razón sin previa aprobación por escrito de MZ.



b. Incremento Mínimo de Facturación/ Máxima Hora de Facturación por Día

Para los casos de facturación por hora y los valores fijados con base en el ADF:


1. Debe registrarse el tiempo de facturación por un mínimo de 5 horas al día: y,

2. Nadie debe facturar más de diez horas al día a un mismo cliente, excepto en circunstancias excepcionales y con la aprobación previa de MZ y del Cliente.


*El periodo de facturación es diaria y establece el tiempo y los costos reales para cada tarea.



c. Formato de Facturación, Presentación y la Necesidad de Describir las Tareas por Separado


1. La facturación deberá ser ingresada en el sistema de facturación electrónica implementada por MZ.


2. Salvo disposición contraria de MZ, se incluirá en la facturación una lista cronológica de los servicios prestados, señalando la fecha del servicio, el número de horas invertidas por cada gestión, el cliente, la descripción clara y precisa, sin faltas ortográficas, del trabajo realizado y nombre completo del solicitante.


3. Generalmente, la facturación amontonada no será tomada en consideración. Esta se define como una factura que engloba el tiempo invertido a más de una (1) actividad. Un ejemplo de facturación amontonada es la siguiente: “Recepción y revisión de la respuesta de los demandantes a la petición de XX de obligar a la producción de documentos del 30/01/2011; Reunión con AJ para preparar su denuncia el 2/19/2011; Borrador de respuestas a los interrogatorios de los demandantes de 1/15/2011. - 6 horas”.


4. Las facturas para todos los demás trabajos o servicios realizados por terceros (por ejemplo, testigos expertos, fotocopias externas, etc.) no pueden constar en la facturación del abogado como gestión propia.


5. La facturación deberá ser ingresada al sistema electrónico de manera diaria, SIN excepciones.


6. Es obligación del Gerente Jurídico o la persona a cargo, reportar cada día, a los Socios Principales o al Socio Principal que lo solicite, la facturación diaria de los abogados de MZ, incluso acerca de las personas que NO ingresaron su facturación diaria.


La falta de reporte diario de facturación por pate del Gerente Jurídico o la persona encargada, así como la omisión de informar acerca de la falta de facturación diaria de algún abogado de MZ, NO será tolerada.



d. Auditoría de Estados de Facturación

MZ se reserva el derecho de revisar periódicamente las declaraciones de facturación del equipo de abogados y la documentación que las respalde.


También se reserva el derecho de revisar los reportes de facturación elaborados por el Gerente Jurídico o la persona a cargo.



e. Proveedores de MZ

Ningún miembro de MZ podrá contratar a un proveedor sin consultar a MZ, ya que MZ ha preferido proveedores y precios favorables de una amplia gama.



f. Actividades por las cuales MZ no pagará

1. Trabajo no aprobado.

La política de MZ exige que todo el trabajo jurídico se origine en el Gerente Jurídico o la persona a cargo, haya sido aprobado por él o ella. En el caso de que un cliente se contacte directamente con un miembro de MZ para otorgar nuevas tareas no aprobadas previamente por MZ, este último deberá, de inmediato, informar al Gerente Jurídico. Este es un requisito que también aplica para el uso de un abogado externo y para la contratación de abogados externos para que asuman nuevos proyectos o trabajos (incluso si la empresa o abogado había sido contratado en el pasado).


En caso de que el trabajo no haya sido aprobado por el Gerente Jurídico o quien esté a cargo, no será pagado por MZ.


2. Viajes/Comida

MZ no pagará por el tiempo dedicado por su personal a viajar o alimentarse, a menos que se haya aprobado por MZ, por adelantado y por escrito. Empero, si se realiza un trabajo facturable específico para MZ mientras viaja o cena, MZ pagará por esa única parte del tiempo total dedicado a viajar o alimentarse.


3. Cargos administrativos

A menos que MZ lo autorice específicamente por adelantado, los cargos "administrativos" no son aceptables y no deben aparecer en la facturación. Los cargos "administrativos" incluyen, pero no se limitan a lo siguiente:

a. Preparar y revisar los estados de facturación mensuales;

b. Programar o revisar el personal de la empresa;

c. Preparar presupuestos iniciales de tiempo, personal o costos totales de trabajo legal previsto;

d. Mantenimiento de un calendario o sistema de notificaciones;

e. Gestiones no autorizadas o comunicaciones no solicitadas expresamente, como: "pensamos que le gustaría saber", etc.;

f. Tiempo relacionado con la apertura, gestión, organización o cierre de archivos;

g. Costos de libros, suscripciones o gastos de educación;

h. Asociación profesional u otras cuotas de membresía;

i. Gastos de almacenamiento;

j. Actividades que NO son propias de su área y que correponde a otro Departamento.


Se espera de los abogados un adecuada redacción y ortografía.


2. REEMBOLSOS


g. Reembolso de Gastos y gastos facturados


1. El gasto facturado es aquel incurrido por uno de los empleados de MZ, a nombre de MZ, con el propósito de que MZ se lo reembolse en un futuro.

Si el gasto facturado a MZ fue aprobado por el cliente de MZ y la consecuente petición de reembolso cumple con los elementos detallados en el numeral inmediato siguiente, se lo considerará un gasto reembolsable.


2. La petición de reembolso de los gastos facturados deberá contener y especificar por escrito los siguientes elementos:

  • La fecha en que se incurrió en el gasto reembolsable;

  • La explicación clara y precisa del motivo por el que se incurrió en el gasto reembolsable;

  • La descripción del bien o servicio que se adquirió a cambio del gasto reembolsable;

  • El valor monetario expresado en dólares de los Estados Unidos de América del gasto reembolsable;

  • El nombre del cliente por quien se incurrió en el gasto reembolsable;

  • El nombre de quien solicita el reembolso del gasto;

  • El nombre del miembro de MZ que asumió el gasto para luego ser reembolsado;

  • El nombre de quien autorizó el gasto a nombre del Cliente.


3. MZ pagará los gastos reembolsables al costo real. El costo real se define como el importe total pagado a un proveedor de bienes o servicios.


4. El reembolso de gastos deberá justificarse, necesariamente, con la correspondiente factura. Sólo en caso de imposibilidad de obtenerla del proveedor, se aceptará un recibo u otro medio de justificación aprobado por el departamento contable de MZ por esa ocasión.


5. MZ se reserva el derecho de no reembolsar gastos en cuyas facturas, recibos, notas de venta u otro documento similar de uso aprobado por MZ, no consten correctamente los datos de MZ.


6. MZ podrá no reembolsar gastos cuyas facturas, u otro documento de carácter contable cuyo uso fue aprobado por MZ en esa ocasión, hayan sido entregadas al departamento contable por más de 48 horas posteriores a la fecha de su emisión.



h. Documentación contable


1. Cada Departamento Jurídico debe conservar y archivar copias físicas o digitales de la documentación apropiada que sustente todos sus gastos reembolsables hasta que estos le sean devueltos.


2. Sólo las copias físicas o digitales documentación apropiada que sustente todos los gastos reembolsables de cada Departamento Jurídico podrá suplir la pérdida de sus originales por parte del Departamento Financiero de MZ, en cuanto al reembolso del gasto incurrido.



i. Gastos Internos

1. Suministros de oficina. – MZ proveerá los útiles necesarios para el desenvolvimiento de cada Departamento Jurídico, tales como: bolígrafos, cuadernos, computadoras, hojas de impresión, impresoras, carpetas, entre otros.


Ningún útil provisto por MZ podrá ser empleado para cuestiones personales, fuera de la oficina o fuera del horario de oficina, salvo para tareas asignadas por MZ.

De manera especial, no se tolerará que su personal traslade las computadoras provistas por MZ fuera de sus oficinas, sin la autorización expresa de MZ.


2. Gastos Internos No Reembolsables – Gastos Administrativos – Gastos Generales. – Sin que MZ lo apruebe por escrito y en cada ocasión, MZ no reembolsará ni pagará lo siguiente: comidas, tarifas de transporte y suscripciones.



j. Viajes

1. Viajes Locales –Los gastos de transporte incurridos por el viaje entre el hogar y la oficina de un individuo no serán reembolsados.


2. Viajes fuera de la ciudad – MZ reembolsará los gastos razonables de sus empleados que hayan sido pagados por su propio bolsillo en los viajes autorizados expresamente por MZ. Esto incluye alojamiento y comidas mientras el personal esté fuera del hogar y se encuentre prestando servicios directamente a nombre de MZ. Todos los gastos de viaje para los que se solicita el reembolso deben ser aprobados por adelantado por MZ. Los reembolsos de los gastos de viaje del bufete de abogados se limitan a lo siguiente:

  • Viajes en avión en clase turista, en taxi o autobús.

  • Alojamiento en los lugares determinados por MZ.

  • Cuando se requieren coches de alquiler, se utilizarán automóviles económicos y con aprobación de MZ.

  • Comidas de restaurante a un precio razonable.

  • Cualquier otro gasto expresamente autorizado por escrito por MZ.

Siempre que sea más rentable, las reservas para viajes y alojamiento en hoteles deben hacerse con antelación a través del proveedor de servicios de viajes preferido de MZ o según lo indique MZ, utilizando el nombre de MZ, para aprovechar los descuentos y tarifas de MZ.


3. Gastos Extraordinarios – Se debe obtener la aprobación de MZ antes de incurrir en gastos extraordinarios.


3. PERSONAL

Las decisiones de dotación de personal deben ser aprobadas por MZ.

Todo personal de MZ no puede sumarse, sustraerse o sustituirse sin la aprobación previa de MZ.



k. Abogados/Asistentes Legales

1. Un abogado con experiencia y compromiso es fundamental. El Jefe de Área responsable debe ser consciente en todo momento de con quién está trabajando y aprobar personalmente todas las asignaciones y gestiones. Se espera que revise y esté informado de absolutamente todo lo concerniente a los casos que le fueron asignados y tome responsabilidad de todas las solicitudes de reembolso y gastos facturados a los clientes para los que trabaja.


2. El nivel de experiencia del abogado y del asistente legal debe ser apropiado para la complejidad de la tarea. Los Jefe de Área no deben cobrar por tareas que puedan ser realizadas con la misma competencia por el Subjefe. Del mismo modo, los Subjefes no deben realizar las tareas que pueden ser realizadas con la misma competencia por los asistentes legales a un costo menor para el estudio, a menos que sea indispensable en un caso concreto.



l. Duplicación de esfuerzos

MZ no compensará a los profesionales o asistentes por rehacer el trabajo de otro o por asumir como propio el trabajo realizado por otros, sin importar su jerarquía. Además, MZ no reconocerá las horas invertidas por la doble revisión o análisis de documentos o investigación legal.


4. ACTIVIDADES


m. Conferencias

MZ reconocerá el tiempo invertido por las conferencias, consultas y/o reuniones de estrategia del equipo necesarias y relacionadas con eventos legales significativos, siempre que sean aprobados previamente por MZ en cada ocasión.



n. Forma

Si se dispone de un documento previamente redactado (por ejemplo, alegatos, informes legales, acuerdos, etc.), MZ reconocerá solamente el tiempo invertido y necesario para modificarlo, no el tiempo empleado para redactar el documento estándar.



o. Investigación Legal y Memorándums


1. MZ no reconocerá el tiempo invertido en la redacción de escrituras legales cuando se realice para mejorar las habilidades legales de investigación o escritura de un abogado o asistente.


2. MZ espera que se compruebe dentro de su firma si se ha realizado una investigación similar y si podría utilizarse en otro asunto similar.


3. MZ espera que su personal envíe sus informes legales al Gerente Jurídico, quien gestionará que sean publicados en un medio digital de fácil acceso para sus miembros.



p. Política de Investigación

MZ pretende asegurar que las investigaciones se realicen de manera legal y ética. El término "ético" utilizado en esta política significa: en cumplimiento con todas las leyes, reglamentos, directrices legales y profesionales, y de una manera que no es probable que cause daño a la reputación o la imagen de MZ.


Al equipo de MZ se le prohíbe, específicamente, participar en cualquier actividad, a través del uso de investigadores de terceros, involucrados directa o indirectamente, que sean ilegales o que puedan percibirse como poco éticos y/o que puedan perjudicar la reputación o los intereses de MZ. Por ejemplo, tal actividad podría incluir: obtener información personal o privada mediante suplantación de identidad; espionaje corporativo; intercepciones telefónicas, postales y por correo electrónico; soborno; u otras técnicas ilegales.



q. Controles Internos

1. MZ espera que cada Departamento Jurídico y Administrativo cuente con un apropiado sistema de almacenamiento y destrucción de documentación, incluyendo la protección adecuada de todo lo Privilegiado y Confidencial e información personal e identificable.


2. Se preferirá preservar la documentación referente a los casos de MZ, pero en caso de requerirse su eliminación, o esta sea solicitada por el Cliente y aprobada por MZ, es responsabilidad de los abogados de MZ conocer cuál información no debe ser eliminada por motivos contractuales y cuál sí puede o debe ser eliminada.


En caso de no conocerlo, deberán contactarse con el Gerente Jurídico para obtener tal información.


3. Para eliminar o devolver información de los clientes de MZ se requerirá el empleo de los

ANEXOS C y D del presente documento.


4. El correo electrónico provisto por MZ deberá ser el único que emplee su equipo para mantener comunicaciones con sus clientes y con quienes convenga comunicarse para completar sus tareas laborales.


El correo electrónico provisto por MZ a sus empleados deberá ser manejado con extremo cuidado, procurando evitar que la información contenida en él sea divulgada por terceros o a terceros sin autorización previa de MZ o sin requerimiento judicial.

La pérdida de la información, por parte del personal de MZ, contenida en el correo electrónico, incluso en casos de robo o pérdida del equipo electrónico donde se encuentre contenida, no será tolerada por MZ.


MZ espera que su personal evite acceder al correo electrónico provisto por MZ en dispositivos propensos a ser robados o extraviados. Se entiende por propensos a ser robados o extraviados, aquellos dispositivos que pudieran ser llevados fuera de las oficinas de MZ.


En caso de sospechar que un tercero mantiene o mantuvo acceso al correo electrónico provisto por MZ, los miembros de MZ deberán, inmediatamente, reportar tal sospecha al Gerente Jurídico y al jefe del Departamento de Sistemas, a fin de asegurar el acceso a la cuenta de correo electrónico.


5. MZ debe contar con un Proceso de Devolución o Destrucción de Información Confidencial y Privada de los Clientes.


5. DESARROLLO DE LITIGIOS


r. Evaluación Temprana de Casos/Resolución Anticipada de Disputas/Solicitudes Provisionales

MZ espera que se lleven a cabo evaluaciones detalladas y que se promueva a la pronta resolución de conflictos en todos los asuntos, a menos que se indique específicamente lo contrario por el cliente o por el criterio de los socios.


MZ desalienta la presentación de acciones de carácter legales que no estén justificadas por una clara justificación táctica a favor de su cliente. Por lo tanto, como en todos los demás aspectos de la tramitación y desarrollo de un litigio, debe mantenerse un estrecho contacto con el cliente, mantenerlo informado de los planes y del fundamento que los respalda y obtener su aprobación antes de presentar cualquier acción de carácter legal.



s. Alternativas al Litigio

Los protocolos de MZ requieren que el equipo de abogados considere el establecimiento y/o estrategias alternativas de resolución de disputas a lo largo de la representación al cliente.


MZ puede, a su sola discreción, considerar un bono de rendimiento en el caso de que el Abogado llegue a una resolución del asunto/litigio mediante resolución anticipada de controversias de una manera que sea favorable al cliente.


II. LINEAMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DE LA CORRUPCIÓN


Principios De La Política


En desarrollo de lo anterior, se adopta lo siguiente:

  • Los valores que enmarcan la actividad del ESTUDIO se encuentran definidos en el Reglamento Interno, Manual de procedimientos, Políticas y en el Contrato de Trabajo y de Prestación de Servicios Profesionales.

  • EL ESTUDIO prohíbe cualquier tipo de Soborno, Soborno Comercial, Soborno Transnacional o Corrupción realizada directa o indirectamente.

  • Los Pagos de Facilitación están prohibidos independientemente de su cuantía.

  • EL ESTUDIO se abstendrá de recibir o realizar donaciones que no tengan un fin lícito o sobre las cuales exista la sospecha que servirán para encubrir conductas de corrupción o soborno o para obtener ventajas en los negocios.

  • EL ESTUDIO monitoreará cualquier transacción o actividad dudosa que pueda conducir razonablemente a sospechar que los Proveedores o Agentes están usando a la Firma para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas, así como para realizar actos de corrupción o soborno.

Guía de Prevención de Corrupción

MZ espera que su personal cumpla con la Guía de Prevención de Corrupción expuesta en el Anexo A de este documento.


La firma de este documento obliga a que la prestación de los servicios profesionales se realicen de acuerdo con la Guía de Prevención de la Corrupción, e implica aceptar lo siguiente:


A. El personal de MZ deberá cumplir en todo momento con la leyes y reglamentos aplicables, incluyendo, pero no limitado, a las leyes anticorrupción.


B. MZ tendrá derecho a terminar la relación con el empleado mediante una notificación escrita, en los casos en los que no se cumpla con las obligaciones relacionadas con sus políticas anticorrupción.


Es esencial tomar en consideración el contenido de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos (FCPA, por sus siglas en inglés) y la Ley de soborno del Reino Unido serán consideradas como guías.


Registros Contables

EL ESTUDIO tiene como política llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa las transacciones y disposiciones de los activos de las transacciones del ESTUDIO. Los Representantes de Meythaler & Zambrano Abogados no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.


Sanciones

Las sanciones por incumplir las Normas Nacionales, Políticas Compliance y Normas Anticorrupción pueden resultar en graves sanciones para los Trabajadores, Administradores y Socios, así como para EL ESTUDIO. Los Administradores que incumplan esta Política serán sujetos a sanciones disciplinarias, de conformidad con las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo y el Código de Trabajo, sin perjuicio de las acciones legales que pudiere adelantar por esta causa.


Por decisión de los Socios, previo pronunciamiento del Equipo de Cumplimiento, EL ESTUDIO pondrá en conocimiento de las autoridades competentes cualquier violación de las Políticas Compliance y Normas Anticorrupción que conozca en el desarrollo de su actividad.


III. CÓDIGO DE CONDUCTA

El personal de MZ deberá cumplir con el Código de Conducta expuesto en el Anexo B de este documento. La firma de este documento confirma su suscripción al Código de Conducta, al igual que su acuerdo para alentar el cumplimiento de las normas éticas y los derechos humanos por cualquier proveedor de bienes y/o servicios que utilice.


IV. CONFLICTOS DE INTERESES

Los conflictos de intereses deben ser revelados a MZ y las situaciones que lo provoquen deberán ser enunciadas por escrito antes de comenzar el asunto o tan pronto como se conozca el conflicto o el potencial conflicto. Si surge un conflicto o potencial conflicto, el empleado de MZ debe ponerse inmediatamente en contacto con el Gerente Jurídico y Administrativo para informarle al respecto, so pena de ser responsable de las consecuencias que de ello devengan.


El Gerente Jurídico y Administrativo de MZ deberá informar a los Socios Principales acerca de los conflictos o potenciales conflictos de intereses que lleguen a su conocimiento o sospecha de manera inmediata.


Para estos fines, inmediato se entenderá dentro del término de 24 horas.

MZ no proporcionará exenciones generales o prospectivas. Es decir, los conflictos se abordarán caso por caso.


Es importante que el equipo de abogados sea sensible tanto a los conflictos directos como a los conflictos indirectos. Es decir, a los conflictos que puedan surgir de la defensa de un cliente respecto de otro u otros clientes en conflicto.


V. RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y REQUISITOS DE DIVULGACIÓN PÚBLICA

Los miembros de MZ informarán inmediatamente al Gerente Jurídico y Administrativo en caso de que sean contactados por un medio de comunicación para revelar información acerca de MZ.

Por “información acerca de MZ” se entenderá toda la información que tenga alguna relación con MZ; que no puede ser fácilmente accesible a las personas que no trabajen o hayan trabajado para/en MZ; cualquier información relativa a los clientes de MZ, incluso aquellos con quienes se finalizó la relación laboral; y, toda información que posean los miembros de MZ y que podría afectar negativamente la reputación de MZ.


VI. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DEL CLIENTE


Glosario

Por Información Confidencial de un Cliente se entiende cualquier información crítica y sensible que es propiedad de un cliente o que no está disponible públicamente, incluyendo, sin limitación, información que, en caso de ser divulgada, podría causar daño a los intereses de un cliente de MZ o podría otorgar una ventaja a sus competidores.


Información Crítica y Sensible es un subconjunto de Información Confidencial del cliente para la cual la divulgación, acceso, adquisición no autorizada, indisponibilidad o pérdida podría afectar negativamente la reputación del cliente de MZ. Esto incluye impactos en el esfuerzo de sus gestiones, calidad de sus productos, salud y seguridad de los empleados. Ejemplos de esta información incluyen, sin limitación: datos de seguridad del cliente, información de investigación o desarrollo de productos, información financiera no presentada públicamente ante las autoridades reguladoras y no contenida en informes disponibles públicamente, documentos de su Junta de Administradores e información personal según lo definido por las leyes aplicables.


Obligaciones

  • La Información Confidencial de un cliente que entre en posesión de cualquier miembro de MZ, estará sujeta al deber ético de confidencialidad. Su revelación a terceros no será tolerada por MZ.

Excepciones

  • La información confidencial de un cliente sólo podrá ser revelada en caso de recibir orden judicial, citación o, en caso de que sea aprobado por el cliente.

  • Previo a revelar a Información Confidencial de un Cliente, bajo cualquiera de las excepciones, se requerirá constancia escrita de que efectivamente se recibió orden judicial, citación o, que el cliente aprobó tal revelación.

  • Respecto de las órdenes judiciales o citaciones, su recepción deberá ser informada inmediatamente al cliente.

Anexo A

GUÍA DE PREVENCIÓN DE LA CORRUPCIÓN


La Política de Lucha contra el Soborno y la Corrupción de MZ exige el cumplimiento de los más altos estándares éticos y de todas las leyes contra la corrupción aplicables. Esta política exige que todos los empleados de MZ, así como cualquier tercero que actúe en nombre o por cuenta de MZ, se aseguren de que todas las transacciones con terceros, tanto en el sector privado como en el público, se realicen de conformidad con todas las leyes y reglamentos pertinentes, con los estándares de integridad requeridos para todos los negocios.


MZ valora la integridad y la transparencia y no tolerará las actividades corruptas de cualquier tipo, ya sean cometidas por personal de MZ, oficiales o terceros que actúen por o en nombre de MZ.


Pagos Corrompidos - El personal de MZ y cualquier tercero que actúe por o en nombre de MZ no prometerá, autorizará, ratificará ni ofrecerá, directa o indirectamente, hacer "pagos" de "cualquier cosa de valor" a cualquier individuo (o a petición de cualquier individuo) incluyendo a funcionarios para el propósito impropio de influir o inducir como recompensa por cualquier acto, omisión, decisión o para asegurar un ventaja indebida o para ayudar indebidamente a la empresa en la obtención o retención de negocios.


Facilitar los pagos - Los pagos realizados a un individuo para asegurar o acelerar el desempeño de una acción gubernamental rutinaria de sus funcionarios no son una excepción a la regla general y por lo tanto están prohibidos.


MZ está comprometido con los más altos estándares éticos y cualquier acto que crea la apariencia de prometer, ofrecer, dar o autorizar pagos prohibidos por esta política no será tolerada.


Cualquier cosa de valor: este término incluye efectivo o equivalentes de efectivo, regalos, servicios, ofertas de empleo, préstamos, gastos de viaje, entretenimiento, contribuciones políticas, donaciones de caridad, subsidios, pagos diarios, patrocinios, honorarios o provisión de cualquier otro activo, valor nominal.


Pagos: este término se refiere e incluye cualquier oferta directa o indirecta de pago, promesas de pago, autorizaciones o pagos de cualquier cosa de valor.


Se entiende por Oficial de Gobierno:


• Cualquier empleado de un gobierno o de cualquier departamento, agencia o instrumento de un gobierno;

• Cualquier persona que actúe en una capacidad oficial para o en nombre de un gobierno o cualquier departamento, agencia o instrumento de un gobierno;

• Cualquier funcionario o empleado de una empresa o negocio propiedad en su totalidad o en parte por un gobierno;

• Cualquier funcionario o empleado de una organización internacional pública como el Banco Mundial o las Naciones Unidas;

• Cualquier funcionario o empleado de un partido político o cualquier persona que actúe en un cargo oficial en nombre de un partido político; y / o

• Cualquier candidato a cargos políticos.

Anexo B

CÓDIGO DE CONDUCTA

Para reforzar los estándares a los que estamos comprometidos, MZ desarrolló este Código de Conducta que espera sea cumplido por su personal.


Ética

El personal de MZ debe conducir sus negocios de una manera ética y actuar con integridad. Los elementos éticos incluyen:


1. Integridad Empresarial, Reputación y Competencia Justa

Se prohíbe la corrupción, la extorsión y el desfalco. No aceptarán sobornos ni participará en otros incentivos ilegales.

No comunicarán externamente el desempeño o las políticas de MZ, ni la información privilegiada que pudiera afectar los valores de MZ, sin la debida autorización. Se prohíbe al personal de MZ hacer pública cualquier información confidencial o propia de MZ relacionada con cualquier aspecto de los negocios de MZ.


2. Privacidad

Deberán proteger la confidencialidad y seguridad de la Información de Identificación Personal. El uso y divulgación de información personalmente identificable debe limitarse a aquellos fines para los cuales fue recibida la información, con autorización del titular.


Trabajo

El personal de MZ se compromete a defender los derechos humanos de los trabajadores y a tratarlos con dignidad y respeto. - El personal de MZ deberá proporcionar un lugar de trabajo libre de acoso y discriminación. No se permite la discriminación por motivos como raza, color, edad, sexo, orientación sexual, educación, origen étnico, discapacidad, nivel económico, religión, afiliación política, afiliación sindical o estado civil. El personal deberá proporcionar un lugar de trabajo libre de tratos inhumanos y degradantes, incluyendo cualquier acoso o abuso sexual, coerción mental o física, abuso verbal de los trabajadores y amenaza de tal tratamiento.


Sistemas de gestión

Utilizarán sistemas de gestión para facilitar la mejora continua y el cumplimiento de las expectativas de estos principios. Los elementos del sistema de gestión incluyen:


1. Compromiso, Responsabilidad y Gestión de Riesgos

Demostrarán su compromiso con los conceptos descritos en este documento, asignando los recursos apropiados para su cumplimiento.


2. Identificación de las preocupaciones

Alentarán a todos los trabajadores a reportar preocupaciones o actividades ilegales en el lugar de trabajo sin amenaza de represalias, intimidación o acoso. MZ deberá investigar y tomar acciones correctivas, si es necesario.


3. Prevención del fraude y presentación de informes

Deben reportar a MZ todos los fraudes de los que tenga conocimiento.


4. Documentación

Deberán mantener la documentación necesaria para demostrar la conformidad con estas expectativas y el cumplimiento de las regulaciones aplicables.


5. Mejora Continua

Se espera que mejoren continuamente estableciendo objetivos de desempeño, ejecutando planes de implementación y tomando las acciones correctivas necesarias para las deficiencias identificadas por evaluaciones internas o externas.


6. Conflictos de interés

MZ espera que todo el personal esté libre de conflictos de interés reales o potenciales. Un conflicto de intereses ocurre siempre que la perspectiva de ganancias personales directas o indirectas pueda influir o parezca influir en su juicio o acciones mientras conduce un caso o una gestión.


7. Aceptación de Entretenimiento y Regalos

La realización de negocios puede incluir entretenimiento ocasional relacionado con negocios o intercambios de regalos de valor nominal. Las pautas de MZ proporcionan estándares y limitaciones que rigen la aceptación de entretenimiento y regalos de cualquier persona, organización o agencia relacionada o asociada con las actividades de MZ.


Expectativas

• El personal de MZ puede aceptar entretenimiento de cualquier persona, organización, agencia relacionada o asociada con las actividades de MZ, cuando es: legal, ético, habitual y razonable en valor.

• El personal de MZ no debe aceptar viajes ni pernoctaciones de cualquier persona, organización, agencia relacionada o asociada con las actividades de MZ, ya que éstos no se consideran razonables en valor.

• El personal de MZ, generalmente, puede aceptar regalos de valor nominal (por ejemplo, plumas, tazas, calendarios, etc.) cuando tales regalos son infrecuentes y habituales en una relación como la mantenida en el caso donde se pretende entregar tales regalos de valor nominal.

• El personal de MZ y sus familiares directos NO deben aceptar o solicitar a cualquier persona, organización, agencia relacionada o asociada con las actividades de MZ, entretenimientos o regalos impropios.

Para obtener información adicional sobre los principios que rigen sus interacciones con MZ, póngase en contacto con el Gerente Jurídico de MZ.




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