LEY ORGÁNICA PARA LA OPTIMIZACIÓN Y EFICIENCIA DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
Oficio N° MZ-3464-2018
Quito, 24 de octubre de 2018
Estimados Amigos y Clientes:
La Asamblea Nacional, de conformidad con las atribuciones que le confiere la Constitución de la República del Ecuador y la Ley orgánica de la Función Legislativa, discutió y aprobó el 10 de octubre de 2018, la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos. A continuación, ponemos en su conocimiento el contenido más relevante:
Abstract
Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos entró en vigencia el 24 de octubre de 2018, fecha en la que fue publicada en el Registro Oficial.
Su objetivo fundamental es disponer la optimización de trámites administrativos, regular su simplificación y reducir sus costos de gestión, con el fin de facilitar la relación entre las y los administrados y la Administración Pública y entre las entidades que la componen; así como, garantizar el derecho de las personas a contar con una Administración Pública eficiente, eficaz, transparente y de calidad.
I. Ámbito de aplicación. –
Las disposiciones de esta Ley son aplicables a todos los trámites administrativos que se gestionen en:
1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral, Transparencia y Control Social, en la Procuraduría General del Estado y la Corte Constitucional;
2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado y regímenes especiales;
3. Las empresas públicas;
4. Las entidades que tienen a su cargo la seguridad social;
5. Las entidades que comprenden el sector financiero público;
6. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado;
7. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados y regímenes especiales para la prestación de servicios públicos;
8. Las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestoras delegadas o concesionarias de servicios públicos;
9. A las relaciones que se generen a partir de la gestión de trámites administrativos entre el Estado y las y los administrados; entre las entidades que conforman el sector público; y entre éstas y las y los servidores públicos.
10. A las demás entidades del sector privado que tengan a su cargo trámites ciudadanos solo en los casos en que esta Ley lo establezca expresamente.
Esta Ley NO es aplicable a los trámites administrativos del sector defensa o que comprometan la Seguridad nacional.
II. Sobre la Entidad Rectora de la simplificación de trámites y el sistema único de información. –
Esta Entidad tendrá a su cargo la administración del registro único de trámites administrativos, el cual, deberá integrarse entre otros, al Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. La información que conste en el registro será generada por las entidades reguladas por esta Ley y consolidada en una base de datos nacional que incorpore en forma ordenada y periódica la información sobre los diferentes trámites administrativos, incluida la base normativa que sustenta el trámite, los requisitos que se deben cumplir, el tiempo aproximado que toma la gestión del trámite, el lugar en el que se lo debe realizar y cualquier otra información que sea dispuesta por la entidad rectora de la simplificación de trámites.
El registro único de trámites administrativos deberá actualizarse de forma continua y permanente y estará sujeto al control, auditoría y vigilancia periódica.
En este sentido, el sistema único de información tiene por objeto poner a disposición de las personas la información relativa a los trámites administrativos que están a cargo del Estado. El sistema será administrado por la entidad rectora de la simplificación de trámites e incorporará la información que conste en el registro único de trámites administrativos y en la página web institucional de las entidades reguladas por esta Ley.
III. Derechos de las y los administrados. –
Además de los demás derechos reconocidos en la constitución, tratados internacionales y demás leyes, se reconoce a las y los administrados lo siguientes derechos:
1. A obtener información completa, veraz, oportuna y motivada acerca de los trámites administrativos y al respeto de sus garantías al debido proceso.
2. A conocer, mediante cualquier plataforma de fácil acceso, el estado del trámite en el que tengan la calidad de interesados; y a obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.
3. A abstenerse de presentar documentos o cumplir procedimientos que no se encuentren debidamente establecidos en leyes, decretos, ordenanzas y demás normativa; y, a cumplir requisitos distintos a los expresamente previstos en una norma legal para el ejercicio o reconocimiento de derechos y garantías.
4. A acceder a los registros, archivos y documentos de la Administración Pública. Se excluyen aquellos que involucren datos personales de terceros o tengan la calidad de confidenciales o reservados, excepto cuando la información tenga relación directa con la persona y su acceso sea necesario para garantizar su derecho a la defensa en el marco de los límites y requisitos previstos en la Constitución y las leyes.
5. A delegar la gestión de un trámite administrativo, excepto cuando la presencia física de la o el interesado sea indispensable para el mismo.
IV. Obligaciones de las Entidades del Sector Público. –
1. Publicar el nombre, cargo, teléfono de contacto, y correo electrónico de las o los servidores públicos encargados de brindar información sobre trámites administrativos y asistir en su gestión.
2. Implementar mecanismos, de preferencia electrónicos, que permitan conocer, en cualquier momento, el estado de los trámites de las y los interesados.
3. Implementar mecanismos, de preferencia electrónicos, para la gestión de trámites administrativos, tales como la firma electrónica y cualquier otro que haga más eficiente la Administración Pública.
4. Publicar el nombre, cargo, teléfono y cualquier otro mecanismo de contacto de la o el servidor público encargado de recibir quejas o reclamos respecto de la atención recibida en la gestión de trámites administrativos a cargo de las entidades reguladas por esta Ley, así como los formularios o modelos para presentar tales quejas o reclamos
5. Sin perjuicio de lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, todas las entidades reguladas por esta Ley deberán utilizar obligatoriamente la información que reposa en:
a. Sus propias bases de datos, alimentadas por información proporcionada por el propio ciudadano o por terceros, con anterioridad a la fecha del trámite; y
b. En el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. Para el efecto, dichas entidades tienen la obligación de integrar los registros y bases de datos que estén a su cargo al Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos en el plazo y con las formalidades requeridas por la Ley aplicable.
V. Prohibiciones para las entidades reguladas por esta Ley. –
1. Requerir copias de cédula, de certificados de votación y en general copias de cualquier documento que contenga información que repose en las bases de datos de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos o de bases develadas por entidades públicas.
a. Cuando para la gestión del trámite respectivo se requiera documentación que no conste en el Sistema referido, las entidades reguladas por esta Ley no podrán exigir la entrega de datos o de originales o copias de documentos que hubieren sido presentados previamente a la entidad ante la que se gestiona un trámite administrativo, incluso si dicha entrega tuvo lugar en un período anterior, o si se la presentó para la gestión de un trámite distinto o ante otra unidad administrativa de la misma entidad.
2. Requerir el original o copias simples o notarizadas de títulos de bachiller o académicos emitidos por las instituciones de nivel de educación bachillerato y de educación superior, respectivamente, cuando éstos consten en la plataforma informática que tienen a su cargo los entes rectores de la educación y educación superior, según corresponda.
3. Inadmitir el ingreso de solicitudes por supuesto error en el destinatario o rechazarlas por errores del de citas, de ortografía, de mecanografía, aritméticos o similares, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 141 del Código Orgánico Administrativo. En ningún caso se podrá rechazar el ingreso, recepción o registro de solicitudes.
4. Incumplir con los horarios de atención establecidos por los entes competentes de regulación o control, o en caso de que no los hubiere, establecer horarios de atención a la ciudadanía que sean inferiores al 50% de la jornada laboral efectiva de la entidad. Las entidades del sector privado están obligadas a observar lo dispuesto en este numeral.
5. Atender extemporáneamente, no atender motivadamente los requerimientos ciudadanos relacionados con los trámites administrativos o trasladar la carga de la prueba a las personas cuando se les determine responsabilidades de cualquier clase.
6. Las entidades reguladas por esta Ley solo podrán requerir la actualización de los datos o documentos entregados previamente, cuando éstos han perdido vigencia conforme la ley.
VI. Prohibiciones para entidades del sector privado y público
1. Las entidades reguladas por esta Ley no podrán exigir la presentación de títulos habilitantes correspondientes a períodos anteriores como requisito para la renovación del mismo título habilitante.
2. Los documentos otorgados en territorio extranjero, legalizados ante agente diplomático o cónsul del Ecuador debidamente acreditado en su territorio o apostillados conforme el Convenio de La Haya tienen plena validez legal en territorio ecuatoriano, sin que sea necesario un nuevo requisito o acreditación por ninguna otra entidad. Tampoco requerirán nueva legalización o autenticación los documentos otorgados ante los cónsules del Ecuador, en el ejercicio de funciones notariales
3. Las entidades reguladas por esta Ley admitirán como válidas, mientras no se demuestre lo contrario, las traducciones de documentos en idioma extranjero efectuadas extrajudicialmente por uno o más intérpretes siempre que la firma o firmas se encuentren autenticadas por un notario, por un cónsul del Ecuador o reconocida ante un juez de lo civil.
(*) Las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestoras delegadas o concesionarias de un servicio público podrán acceder a la información que sea necesaria para garantizar la adecuada prestación de dicho servicio, salvo que la información tenga el carácter de reservada o que la ley prohíba su entrega. La persona o entidad delegada será responsable de la custodia de la información y del uso adecuado y exclusivo para tal propósito.
(*) Las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestores delegadas o concesionarias de un servicio público deberán implementar medidas de seguridad informática y de la información, de conformidad con lo que establezca el órgano que preside el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. Queda prohibida la cesión o transferencia de datos personales de los ciudadanos no involucradas con la prestación del servicio por parte de las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestoras o delegadas o concesionarias de un servicio público que no cuenten con el consentimiento del titular de los datos.
VII. De la planificación, creación y simplificación de trámites administrativos. –
1. Los planes de simplificación de trámites deberán contener, como mínimo: (i) la indicación expresa de la normativa que sustenta cada trámite; (ii) análisis costo-beneficio y el costo de oportunidad de cada trámite; (iii) la participación de la ciudadanía; (iv) simplificación de trámites; y, (v) evaluación de la ejecución de los planes.
2. Para la creación de nuevos trámites, las entidades reguladas por esta Ley deberán tomar en consideración: (i) que los trámites deberán estar creados en una ley, en un decreto ejecutivo o en una ordenanza; (ii) que no genere cargas innecesarias para las y los ciudadanos ni económicos para la administración; (iii) que cuente con dictamen previo favorable expedido por el ente rector de simplificación de trámites; (iv) que cumpla la obligación de suprimir uno o varios trámites existentes que sean similares en el costo o carga regulatoria del nuevo trámite; y, (v) que se publique en el Registro Oficial.
VIII. Sistema de Compensación Fiscal. –
Se crea el sistema de compensación fiscal como un instrumento que permite compensar o extinguir, de forma total o parcial, las obligaciones tributarias vencidas adeudadas a la Administración Pública Central contra deudas que mantenga ésta con personas naturales o jurídicas de derecho privado que sean proveedores de bienes y/o servicios del sector público.
El sistema estará a cargo del ente rector de las finanzas públicas, de acuerdo con las siguientes disposiciones:
1. Serán susceptibles de compensación las obligaciones tributarias vencidas adeudadas a la Administración Pública Central, sus multas, intereses y recargos, siempre que se encuentren en firme o ejecutoriadas, contra valores pendientes de pago adeudados por dicha Administración, respecto de la provisión de bienes y/o servicios al sector público, siempre que el incumplimiento esté originado por retrasos de transferencias que deban realizar las entidades públicas o el ente rector de las finanzas públicas.
2. La compensación procederá por petición de las personas naturales o jurídicas de derecho privado que sean proveedoras de bienes y/o servicios del sector público o de parte de la administración pública central cuando se cuente con autorización escrita de dichos proveedores.
3. La compensación se liquidará conforme las disposiciones del Código Tributario y tendrá el mismo efecto extintivo de las obligaciones tributarias previsto en dicha norma.
4. Producida la compensación, se notificará al administrador de las obligaciones tributarias compensadas para el registro de las transacciones implícitas, lo cual deberá reflejarse en los sistemas informáticos respectivos.
5. No se admitirá la compensación de las obligaciones tributarias vencidas adeudadas a la Administración Pública Central contra títulos de la deuda pública externa.
6. La compensación establecida en este artículo podrá extenderse a otras obligaciones adeudadas a la Administración Pública Central que sean determinadas por el ente rector de las finanzas públicas.
IX. Presunción de la veracidad de la información y sobre las declaraciones responsables. –
Las entidades reguladas por esta Ley presumirán que las declaraciones, documentos y actuaciones de las personas efectuadas en virtud de trámites administrativos son verdaderas, bajo aviso a la o al administrado de que, en caso de verificarse lo contrario, el trámite y resultado final de la gestión podrán ser negados y archivados, o los documentos emitidos carecerán de validez alguna, sin perjuicio de las sanciones y otros efectos jurídicos establecidos en la ley.
Para el efecto, las y los administrados deberán presentar declaraciones responsables. Por esta, se entenderá el instrumento público suscrito por el interesado en el que manifiesta, bajo su responsabilidad, que cumple con los requisitos establecidos en la normativa vigente para el ejercicio de una actividad, que dispone de la documentación que así lo acredita y que se compromete a mantener su cumplimiento durante el periodo de tiempo inherente a dicho ejercicio.
Las declaraciones responsables permitirán ejercer una actividad, desde el día de su presentación, sin perjuicio de las facultades de control, inspección y vigilancia que tenga atribuida la entidad competente ante la cual se realizó la declaración y de las responsabilidades administrativas, civiles o penales que se puedan establecer por consagrar información incompleta, falsa o adulterada.
X. De los plazos. –
Todos los trámites administrativos deberán tener un término máximo de respuesta en la norma que los fundamenta, debiendo guardar coherencia con lo prescrito en el Código Orgánico Administrativo. Cuando se hubiere omitido normar el tiempo respectivo, se entenderá que el término máximo es el previsto para la aplicación del silencio administrativo en el Código Orgánico Administrativo.
XI. Novedades. –
a. Sistema de pagos en línea: Se crea el sistema de pagos en línea de los valores relativos a trámites administrativos de todas las entidades reguladas por esta Ley. En este sentido, el pago procederá mediante transacciones en línea realizados a través de Internet en virtud de lo cual, se deberá emitir el comprobante electrónico del pago respectivo.
b. Requisitos exigibles: Las personas interesadas únicamente deberán cumplir con los requisitos y procedimientos que estaban vigentes al momento en que inició la gestión del trámite respectivo, aun cuando éstos hubieren sido reformados y el procedimiento aún no hubiere culminado.
c. Acreditación de posición o la calidad en que comparece una persona: Cuando para la realización de un trámite se requiera la presentación de uno o varios documentos que acrediten cierta posición o la calidad en que comparece una persona, las entidades reguladas por esta Ley deberán considerar como válido el documento de mayor jerarquía o de adquisición posterior, con lo cual la documentación restante se presumirá como existente y de presentación no obligatoria, dado que cuenta con un documento de superior categoría que no habría sido posible obtener sin el debido procedimiento ante la entidad competente. (Esta disposición es de cumplimiento obligatorio para las entidades del sector privado que tengan a su cargo trámites ciudadanos.)
d. Trámites administrativos en línea: Las entidades reguladas por esta Ley que cuenten con trámites administrativos que se puedan gestionar en línea, deben garantizar que el trámite, en su totalidad, se pueda realizar en línea y no podrán exigir la presentación del original o copia del comprobante de la gestión de dicho trámite como requisito para finalizar el mismo. Cuando el trámite administrativo se pueda gestionar en línea, las entidades reguladas por esta Ley no podrán exigir la presencia física de la o el interesado
e. Participación ciudadana: Sin perjuicio de otros mecanismos de participación ciudadana, previo a la expedición de la normativa, la entidad responsable del trámite deberá publicar el proyecto normativo en su página web institucional, al menos durante una semana, y realizar una socialización del proyecto normativo y ponerlo a consideración de las y los administrados afectados con el fin de recibir comentarios u observaciones. Para el efecto, la entidad deberá indicar los plazos y mecanismos a través de los cuales se receptarán los aportes de la ciudadanía.
Muy atentamente,
Abg. Beatriz Meythaler Galarza
Gerencia Jurídico-Administrativa
Meythaler & Zambrano Abogados