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Ecuador

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Normas para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Actualizado: 16 de mar de 2019

BOLETÍN INFORMATIVO NO. 163

Normas de la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguros para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos


Quito D.M., 17 de enero 2019

Oficio No. MZ-0075-2019


Estimados Amigos y Clientes:


El Registro Oficial No. 396, de 28 de diciembre de 2018, publica la Resolución No. SCVS-DSC-2018-0041 de la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguros, que fija las normas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.


i. Ámbito


Regula las políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, que deberán observar los sujetos obligados o compañías, reguladas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que se dediquen a las actividades establecidas en el Art. 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos(1).

La presente normativa no incluye a las bolsas de valores, casas de valores y administradoras de fondos y fideicomisos, ni a las compañías de seguro privado.


ii. Obligaciones de los sujetos regulados


1. Contar con políticas y procedimientos de control para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; y, adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para realizar actividades vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.


Las políticas deberán considerar los siguientes parámetros:


a. Establecer lineamientos que les permitan analizar, evaluar, monitorear y tratar con eficacia los riesgos que se hayan identificado.

b. Asegurar que los miembros de la compañía tengan el conocimiento de las normas legales y reglamentarias relacionadas con la prevención de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos y le den cumplimiento.

c. Minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo y otros delitos.

d. Establecer las políticas para conocer al cliente, proveedor, colaborador, mercado y corresponsal, según el caso; y definir a los responsables de su implementación.

e. Garantizar la reserva y confidencialidad de la información reportada conforme lo previsto en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, así como también de aquella información que se genera en cumplimiento de las políticas y procesos de prevención.

f. Establecer sanciones a los colaboradores que no cumplan con las políticas y procedimientos aprobados en la compañía.

g. La política se aplicará al inicio de la relación comercial o cuando existan cambios en la información de la base de datos del cliente. Los datos obtenidos del cliente, deben incluir su capacidad económica, el origen de los fondos, volumen y características de las transacciones y beneficiario final, lo que permitirá establecer el perfil del cliente y verificar que este se ajuste a sus actividades declaradas.


2. Los procedimientos de prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, que adopte el sujeto obligado, deberán permitir lo siguiente:


a. Identificar al cliente, conocer y verificar su información.

b. Identificar al colaborador, verificar su información y establecer un perfil, con base en su patrimonio declarado.

c. Identificar a sus socios/accionistas, verificar su información y establecer un perfil, con base en sus patrimonios declarados.

d. Identificar al proveedor y verificar su información.

e. Identificar al corresponsal y verificar su información.

f. Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas para reportarlas oportunamente y con los sustentos del caso a la UAFE.

g. Enviar a la UAFE los reportes previstos por Ley, conforme con los lineamientos emitidos por dicha institución para el efecto.

h. Establecer los mecanismos que utilizará la compañía para conservar la información generada por el cumplimiento a la presente norma, así como identificar a los responsables de mantenerla.

i. Atender los requerimientos de información formulados por autoridades competentes.


3. Contar con un manual de prevención, que incluirá las políticas y los procedimientos de control y debida diligencia, que deberá ser conocido por todo el personal y podrá ser actualizado, en caso de requerirlo. El manual de prevención deberá contener al menos lo siguiente:


Políticas y procedimientos para vincular a clientes actuales y nuevos, colaboradores, proveedores y corresponsales, actualizar y verificar su información, incluida la aplicación de las políticas de debida diligencia (i); para conservar y custodiar los registros operativos, así como la información

solicitada por las autoridades y definir los canales de comunicación e instancias de reporte entre el oficial de cumplimiento y demás áreas de la compañía (ii); Atender oportunamente los reportes periódicos de acuerdo con la ley (iii); Revisar listas de información nacionales e internacionales, y

procedimientos a seguir en caso de coincidencias (iv); Detectar señales de alerta de acuerdo a la naturaleza de los productos y servicios que ofrece la compañía (v); Metodología de la herramienta que utiliza la compañía para determinar el perfil del cliente y su riesgo (vi); Establecer responsables en las áreas que intervienen en la aplicación de las diferentes políticas y procedimientos implementados por la compañía relacionados con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos (vii); e, Imponer s a n c i o n e s a l o s c o l a b o r a d o r e s y /o f u n c i o n a r i o s d e l s u j e t o o b l i g a d o p o r incumplimiento de las políticas y procedimientos adoptados (viii).


4. Obligación de guardar reserva y confidencialidad respecto de las operaciones que llegan a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones. Es prohibido divulgar o entregar la información remitida por los clientes, colaboradores, proveedores y corresponsales; notificaciones o requerimientos que hubieren hecho las autoridades competentes, cualquier tipo de reporte enviado a la UAFE, así como sus anexos. Esto aplica para representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, socios o accionistas, auditores externos y empleados. En el caso de que el oficial de cumplimiento y/o el representante legal de la compañía conocieren de alguna violación en tal sentido, deberán comunicarlo de inmediato a la UAFE.


5. Formulario que permita identificar a sus clientes Los sujetos obligados al inicio de la relación comercial o contractual, deberán diligenciar un formulario que permita identificar a sus clientes, conocer la actividad económica que desarrollen y que contenga al menos la siguiente

información:


- Para las personas naturales: Nombres y apellidos completos; Número de identificación; Nombres completos del cónyuge o conviviente; Dirección y número de teléfono del domicilio y trabajo; Correo electrónico, estableciéndose el personal y el laboral; Actividad económica; Ingresos y

Egresos mensuales; Declaración de origen lícito de los recursos, que se aplicarán cuando los umbrales igualen o superen los montos establecidos en los Arts. 23, 24,25 o 26 de la presente norma; Declaración del cliente si es PEP, familiar o colaborador cercano; y Firma del cliente y del empleado que recepta la información.


- Para personas jurídicas: Razón social y número de RUC. Actividad económica.: Ingresos y egresos mensuales o anuales, según corresponda; Dirección y número de teléfono de la empresa; Dirección electrónica o página web; Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono del (los) representante(s) legal(es) y/o apoderados, según el caso; Firma del representante legal o de la persona que realiza la operación en representación de la persona jurídica y del empleado que recepta la información; Declaración del origen lícito de los recursos, se aplicarán cuando los umbrales igualen o superen los montos establecidos en los Arts. 23, 24, 25, o 26 de la presente norma. Declaración de los directivos, administradores, socios o accionistas si son PEP, familiar o colaborador cercano.


En aquellos casos en los que, luego de obtenida y evaluada la información con base en las políticas adoptadas, existiera una duda razonable para la aceptación de una persona natural o jurídica como cliente, el sujeto obligado a través de su representante legal, deberá tomar la decisión de no iniciar una relación comercial o contractual, en unos casos; y en otros, deberá someterlos a una debida diligencia reforzada o ampliada. El sujeto obligado deberá abstenerse de realizar/continuar transacciones comerciales en los siguientes casos:


- En caso de que el cliente no proporcione alguno de los datos mínimos de información solicitada. - Cuando exista certeza de que el negocio se lo realiza por cuenta ajena, ocultando la información de beneficiario final o el origen de los fondos.

- Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como compañías pantalla o de fachada para realizar sus transacciones.

- Cuando se trate de transacciones que de alguna forma lleven a presumir que están relacionadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo u otros delitos.

- En los casos que el cliente, aun si este fuere persona jurídica y sus representantes legales, socios o accionistas, hayan sido condenados, estén siendo procesados o se encuentren bajo investigación por delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo u otros delitos.

- Cuando los datos del cliente consten en las listas nacionales e internacionales incluidas en los convenios internacionales suscritos por el Ecuador sobre los citados delitos.


6. Reportes de operaciones


- El sujeto obligado deberá mantener la información que corresponde a los reportes de operaciones o transacciones iguales o superiores al umbral legal, los reportes de operaciones inusuales e injustificadas ROII, los reportes de operaciones propias, los reemplazos de información ya reportada por el período de 10 años, contados a partir del envío físico o carga de información del ROII o de la fecha de la última transacción o relación comercial o contractual. Para los efectos podrán conservar un archivo digital.

- Los sujetos obligados remitirán a la UAFE los reportes determinados en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, de acuerdo a los instructivos que dicho organismo dicte para el efecto.


7. Contar con un oficial de cumplimiento que cumpla con los requisitos y no se encuentre incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo. Lo que será verificado en los controles que realice la Dirección Nacional de Prevención de lavado de activos y cuyo incumplimiento motivará las sanciones respectivas


iii. La Debida Diligencia Reforzada o Ampliada


Es el conjunto de políticas, medidas de control y procedimientos razonablemente más rigurosas y exhaustivas que el sujeto obligado debe diseñar y aplicar a los clientes que por sus características, actividad económica, ubicación geográfica, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos, del financiamiento del terrorismo y otros delitos.


Las compañías controladas aplicarán procedimientos reforzados de debida diligencia en los siguientes casos, como ejemplo:


- Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios cuyos sistemas de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos no cumplan o no implementen suficientemente los estándares internacionales en esas materias; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.

- Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios considerados como paraísos fiscales, con alto nivel de secreto bancario o fiscal; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.

- Cuando se trate de clientes no residentes en el país.

- Etc.


Las políticas de debida diligencia reforzada o ampliada implican, a medida de ejemplo: Realizar la verificación extendida de la información suministrada por el cliente sobre sus actividades, evaluarla y archivarla; Documentar el origen de los fondos utilizados en la transacción para el pago de los productos y servicios que le proporcione el sujeto obligado; o, cuando los clientes sean personas jurídicas, se deberá obtener información sobre los representantes legales, socios o accionistas mayoritarios.


Para los clientes y operaciones calificadas por el sujeto obligado como de bajo riesgo, podrán aplicarse procedimientos de Debida Diligencia Simplificada. El sujeto obligado podrá aplicar procedimientos de Debida Diligencia Simplificada y omitir la declaración de licitud de fondos, cuando se trate de instituciones estatales y municipales, con excepción de instituciones del sistema financiero y del sistema de seguros privados.


iv. Política Conozca a su Empleado/Colaborador


La política Conozca a su Empleado/Colaborador tenderá a que la compañía tenga un adecuado conocimiento y registro de todos los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, miembros de los organismos de fiscalización o auditoría interna, socios o accionistas según sea el caso, representantes legales, administradores o apoderados, ejecutivos y empleados o personal temporal, identificándolos a través de la suscripción de un formulario que contenga por lo menos la siguiente información: nombres y apellidos completos; número de identificación: cédula de ciudadanía; nombres completos del cónyuge y número de identificación; dirección y número de domicilio; dirección de correo electrónico; información económica, etc.


Adicionalmente se deberá verificar la información proporcionada por el colaborador y solicitar su actualización, de acuerdo con la periodicidad que la compañía ha establecido en el Manual de Prevención.


La aplicación de la política Conozca a su Proveedor implica el manejo de expedientes individuales en el que consten, documentos de los servicios o productos adquiridos, modalidades, montos y formas de pago, frecuencia de prestación de servicios y/o entrega de bienes.


Previo al inicio de la relación comercial con el proveedor o distribuidor se establecerá un perfil de riesgos para realizar la debida diligencia que corresponda; y se solicitará la información establecida en la norma (Art. 20).


v. Cuestiones específicas a tomar en cuenta


- En los contratos que las compañías de transferencia de dinero, de encomiendas o paquetes postales, nacionales o internacionales, suscriban con agentes comisionistas, giros postales o transferencias electrónicas, deberán incluir el sistema preventivo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, debiendo realizar el monitoreo y supervisión de los clientes y conservar el respectivo soporte de lo actuado.

- Las compañías cuya actividad económica sea la transferencia de dinero, de encomiendas o paquetes postales, nacionales o internacionales deberán mantener el listado de los agentes comisionistas, giros postales o transferencias electrónicas vigentes hasta el 30 de enero de cada año a efectos de remitirlo a la Dirección Nacional de Prevención de lavado de activos, cuando la autoridad así lo requiera.

- Los sujetos obligados del sector comercializador de vehículos, sean nuevos o usados, incluidos a los intermediarios y/o comisionistas, deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 5.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones, individuales o conjuntas, por cliente igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente

- Para el sector que se dedique a las actividades de la construcción e intermediación e inversión inmobiliaria, los sujetos obligados deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones, individuales o conjuntas, por cliente igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente.

- Para el sector de alquiler de inmuebles, en aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, el arrendador deberá mantener información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En el mismo caso, y si el monto iguala o supera los US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, deberá conservar como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y dependiendo del tipo de cliente, se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.

- En el caso de los servicios de transferencia nacional o internacional de dinero o valores y el transporte nacional e internacional de encomiendas o paquetes postales, correos, para aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En igual caso, y si el monto iguala o supera los US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se solicitará como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.

- Para los otros sectores regulados por la Superintendencia establecidos en el Art. 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, se fijará el umbral para el registro de las transacciones u operaciones y de la información de sus clientes, cuando la UAFE emita la resolución de notificación a los diversos sectores societarios.


vi. Sobre el monitoreo

- Si al realizar una transacción u operación, se revela que no existe relación entre la cuantía y la actividad económica del posible cliente, o cuyo origen de fondos no pueda justificarse, a más de abstenerse, ya sea en el inicio de la relación comercial o al momento de continuar con la relación comercial, el sujeto obligado deberá conservar el expediente con la información recopilada y proceder con la elaboración y envío del Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas a la UAFE.

- Si al realizar el monitoreo de las operaciones o transacciones, el oficial de cumplimiento detecta cambios en la información consignada, o en las características de la negociación original, la calificará como inusual y de no ser justificada deberá remitir el Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas a la UAFE. En caso de no envío deberá contar con el informe que sustente las razones por la cuales no fue reportada, lo que formará parte del expediente del cliente.


vii. Obligaciones de la compañía


1. Le corresponde a la junta general de accionistas y/o de socios de la compañía controlada, cumplir las siguientes responsabilidades:

- Emitir las políticas generales para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos. Aprobar el Manual para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como sus actualizaciones, en caso de haberlas.

- Designar y remover de sus funciones al oficial de cumplimiento, quien deberá tener el perfil, cumplir con los requisitos exigidos y no encontrarse incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo.

- Conocer y aprobar, hasta el 31 de enero de cada año, el plan de trabajo del año en curso, y el informe del año que concluye, elaborados por el oficial de cumplimiento.

- Conocer y aprobar el informe de cumplimiento, emitido por el auditor externo dentro del primer cuatrimestre de cada año, de ser el caso.



2. Los representantes legales de la compañía controlada tendrán las siguientes obligaciones: - Cumplir y hacer cumplir con lo determinado en el Manual de Prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

- Someter a la aprobación de la junta general de accionistas y/o socios, el nombre del candidato para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compañía.

- Conocer y aprobar, previo a su envío a la UAFE, las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, que deberán ser remitidas dentro del término de cuatro días, contados a partir de la fecha en que se tenga conocimiento.

- Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento, para el desarrollo de sus funciones.

- La no designación del oficial de cumplimiento no exime al sujeto obligado de aplicar las medidas preventivas, siendo el representante legal el responsable que asuma esta labor hasta la designación.

- Para el ejercicio de sus funciones será responsabilidad del representante legal y del oficial de cumplimiento del sujeto obligado contar con la capacitación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos.


3. Los sujetos obligados que deban presentar informes de auditoría externa de sus estados financieros, tendrán la obligación adicional de contratar otra auditoría externa. La misma, se encargará de verificar el cumplimiento de lo previsto en esta norma respecto a las políticas, procedimientos y mecanismos implementados por el sujeto obligado para la prevención de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, valorar su eficacia operativa y proponer, de ser el caso, eventuales rectificaciones o mejoras.


- Dichas auditorías externas podrán ser realizadas por diferentes auditores externos.

- Las operaciones o transacciones detectadas durante las auditorías practicadas por los auditores externos, que a su criterio constituyen actividades inusuales e injustificadas, deberán ser informadas al oficial de cumplimiento del sujeto obligado.

- El Auditor Externo no tendrá acceso a los reportes de operaciones y transacciones inusuales e injustificadas reportadas por el Sujeto Obligado a la UAFE.

- Los informes de auditoría externa por el cumplimiento de la presente norma NO forman parte de los estados financieros y serán ingresados en el sistema institucional hasta el 30 de mayo de cada año.

- Las personas naturales y jurídicas que se dediquen a realizar auditorías de prevención de lavado de activos, deberán remitir dentro de losrequisitos exigidos para obtener o renovar su calificación capacitaciones en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.


viii. Del oficial de cumplimiento El oficial de cumplimiento será independiente de las otras áreas del sujeto obligado y estará dotado de capacitaciones en la materia, facultades y recursos suficientes para cumplir adecuadamente sus funciones. El mismo, deberá conservar la respectiva acta de junta general de socios o accionistas de la compañía (copia auténtica o certificada) y el registro correspondiente realizado en la UAFE. Dicha acta deberá ser enviada a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos del organismo de control societario, en el término de10 días de realizada la correspondiente designación.


1. Para el ejercicio de susfuncionesserá responsabilidad del oficial de cumplimiento del sujeto obligado contar con la capacitación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos.

2. Los sujetos obligados podrán designar un oficial de cumplimiento suplente, quien actuará a falta temporal del titular. Si tal suplente no estuviere designado, dicha función de subrogación le corresponderá al representante legal, en ningún caso por un período mayor a 30 días. En caso de que la situación antedicha persista por un período mayor a los 30 días, deberá designarse inmediatamente un oficial de cumplimiento titular o suplente.

3. Los oficiales de cumplimiento están prohibidos de delegar el ejercicio de su cargo, salvo en el caso de reemplazo en los términos señalados en el anterior párrafo. Tampoco podrán revelar datos contenidos en los informes o información alguna respecto a los negocios o asuntos de la entidad, obtenidos en el ejercicio de sus funciones, a personas no relacionadas con las funciones de control.

4. Para ser oficial de cumplimiento, las personas designadas deberán contar con los siguientes requisitos:

- Estar en pleno goce de sus derechos políticos.

- Tener mayoría de edad

- Aprobar el curso de capacitación virtual establecido por la UAFE o el realizado por la Superintendencia.

5. No podrá designarse como oficiales de cumplimiento a las siguientes personas:

- Los representantes legales o administradores de la empresa, salvo las excepciones contempladas en la Disposición General Primera de esta norma.

- Quienes hayan ejercido las atribuciones y responsabilidades respecto del control interno del sujeto obligado, tales como contralores, contadores, auditores, asesores y asistentes contables, comisarios, etc., hasta dentro de los 3 meses anteriores a la designación.

- Las que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio.

- Los servidores públicos.

- Las declaradas en quiebra y aún no rehabilitadas.

- Las que hubieren sido llamadas a juicio o sentenciadas por infracciones a la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos u otras relacionadas, en materia de lavado de activos.

- Las personas jurídicas.

6. Una misma persona podrá ejercer el cargo de oficial de cumplimiento de varias compañías, en los siguientes casos:

- En un grupo empresarial, cuando uno o varios socios o accionistas, directa o indirectamente, posean más del 40% de las participaciones o acciones en otras sociedades, sean estas nacionales o extranjeras, o cuando tales sociedades estén vinculadas por administración; el grupo empresarial no podrá exceder de 5 compañías para la designación del cargo.

- Cuando se trate de compañías matriz y subsidiaria. Debiéndose considerar como subsidiaria a una o varias sociedades controladas por la matriz y esta última debe tener como mínimo el 50% de participación sobre las decisiones financieras y operativas de la subsidiaria.

7. Son funciones del oficial de cumplimiento:

- Elaborar el Manual de Prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, la matriz de riesgo y presentarlos a la junta de socios o accionistas para su aprobación. El Manual de Prevención de lavado de activos deberá ser actualizado cada 2 años o cuando se den cambios en las normativas vigentes, o cuando la compañía considere que ameritan realizarse dichos cambios.

- Presentar a la junta general de accionistas y/o socios hasta el 31 de enero de cada año, un informe anual de sus actividades y metas cumplidas, y el plan de trabajo para el año en curso.

- Revisar las transacciones de la compañía en coordinación con los responsables de las diferentes áreas en temas de prevención, a fin de determinar las transacciones que superan los umbrales legales establecidos y detectar aquellas inusuales e injustificadas, para la elaboración de los respectivos reportes.

- Monitorear las operaciones y transacciones registradas en la compañía periódicamente, según se haya definido en el Manual de Prevención del sujeto obligado.

- Realizar el análisis de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, preparar el informe para el conocimiento del representante legal y remitirlo a la UAFE. Cabe indicar que la limitación por parte del representante legal no exime la obligación que tiene el oficial de cumplimiento para el envío del reporte.

- Controlar el cumplimiento de las políticas de debida diligencia implementadas por la compañía, tales como Conozca a su Cliente, Conozca a su Empleado, Conozca su Mercado, Conozca su Proveedor y Conozca a su Corresponsal", y que éstas cuenten con la documentación de respaldo.

- Verificar la conservación y custodia de la información que corresponde a los reportes de operaciones o transacciones iguales o superiores al umbral legal, los reportes de operaciones inusuales e injustificadas ROII, los reportes de operaciones propias, los reemplazos de información ya reportada.

- Coordinar el desarrollo de programas anuales internos de capacitación, dirigidos a los miembros de la empresa.

- Absolver consultas del personal del sujeto obligado relacionadas con la naturaleza de las transacciones frente a la actividad del cliente y otras que se presentaren en el ámbito de la prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.

- Ser interlocutor del sujeto obligado frente a las autoridades en materia de prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.

8. OJO: El oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, sea o no trabajador del sujeto obligado a reportar a la entidad competente y que, estando encargado de funciones de prevención, detección y control de lavado de activos, omita el cumplimiento de sus obligaciones de control previstas por la ley, será sancionado de acuerdo con el Art. 319 del Código Orgánico Integral Penal.

9. Los oficiales de cumplimiento podrán ser sancionados con:

- Suspensión temporal de sus funciones.

- Cancelación del cargo.

- La suspensión se producirá en los siguientes casos: o No verificar permanentemente el cumplimiento del Manual de Prevención.


o No realizar oportunamente los descargos de observaciones realizadas por la Superintendencia. o No enviar, por 2 ocasiones, la información mensual a la UAFE. La cancelación del cargo se podrá dictar en estos casos.

o Cuando no se haya superado las causas que motivaron la suspensión.

o Cuando se comprobaren irregularidades auspiciadas o toleradas por él.

o Cuando tenga alguna de las prohibiciones establecidas en esta norma para el ejercicio de la función.


 La cancelación del cargo determinará que el sancionado no pueda ejercer estas funciones en las compañías sujetas al control de la Superintendencia, por el período de un año. En caso de reincidencia quedará inhabilitado permanentemente.

 La suspensión temporal será levantada una vez que el oficial afectado haya presentado los descargos respectivos en el término de 30 días; y sobre ellos se pronuncie favorablemente en un informe la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos.


ix. Control de la Superintendencia:


- El cumplimiento de la legislación para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

- Que los sujetos obligados cuenten con políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, contenidos en el Manual de Prevención y su grado de cumplimiento.

- El desarrollo de la actividad, información societaria y contable, registros transaccionales, mediante inspecciones a las compañías controladas por esta institución

- Revisar que las informaciones en los documentos de debida diligencia se encuentren correctamente registrados, junto a su respectivo análisis financiero y patrimonial realizado por el oficial de cumplimiento en los casos que correspondan, como parte del proceso de prevención de lavado de activos.

- Convocar a las oficinas de la Superintendencia a los oficiales de cumplimiento, representantes legales o a quien delegue, para revisar procesos de cumplimiento de prevención de lavado de activos que estén aplicando.


1. En el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones

La Superintendencia se procederá a disponer la observación y/o aplicar una multa según lo señalado en el Art. 445 de la Ley de Compañías, en los siguientes casos:

- Cuando un sujeto obligado no ha solicitado código de registro ante la UAFE, para la compañía y sus establecimientos.

- Cuando en los controles realizados se detecte incumplimientos a la presente norma.

- Cuando la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos haya solicitado información y no fuere remitida en los tiempos señalados.

- Cuando teniendo la obligación de presentar el informe de auditoría externa, no cumpliera con dicha presentación en los plazos determinados.

- Cuando no hayan actualizado en la Superintendencia la actividad que realizan y que los identifica como sujetos obligados que deben cumplir con las normativas en prevención de lavado de activos.

- Cuando siendo sujeto obligado no hubiere acreditado ante la UAFE, al oficial de cumplimiento.


2. El obstaculizar o dificultar la labor de control y vigilancia de la Superintendencia, o el incumplimiento de sus resoluciones, incluyendo las presentes normas, podrán ser causales para la disolución de la compañía, y según el caso, de remitir un reporte a la UAFE.

3. Las inconsistencias de carácter tributario detectadas dentro de las inspecciones realizadas por la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos podrán ser reportadas al SRI.

4. La Superintendencia podrá realizar, ante solicitud reservada de la UAFE o por requerimiento de alguna autoridad que la Ley establezca, inspecciones in situ de cualquier compañía que se encuentre bajo su vigilancia y control.

5. La Superintendencia comunicará, reservadamente, a la UAFE las operaciones y transacciones económicas inusuales e injustificadas detectadas en el ejercicio de sus funciones de control y supervisión, adjuntando para tal efecto un informe con los sustentos del caso.

6. La Superintendencia comunicará a la UAFE sobre las operaciones y transacciones económicas detectadas en el ejercicio de sus funciones de control y supervisión, que el sujeto obligado debió haber reportado de acuerdo con la Ley.


x. DISPOSICIONES GENERALES


PRIMERA: Las empresas declaradas como no habituales o aquellas que la cuantía de sus operaciones o transacciones sea igual o inferior a US$ 10.000 cada mes, deberán establecer un sistema preventivo adaptado a la estructura de la compañía y aplicando las debidas diligencias establecidas en los Arts. 23, 24, 25 y 26, pudiendo designar como oficial de cumplimiento al representante legal de la compañía.

SEGUNDA: Al sujeto obligado que haya sido declarado no habitual por la UAFE no se le exime de la presentación de reportes de transacciones que igualen o superen el umbral legal; y de aquellas que se califiquen como inusuales e injustificadas, en caso de existir.

TERCERA: Las dudas que surgieren en la aplicación de las disposiciones contenidas en la presente resolución, serán resueltas por el Superintendente.

CUARTA: La Superintendencia a través de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos podrá utilizar como medio de comunicación el correo electrónico proporcionado por el sujeto obligado para la entrega de notificaciones y comunicaciones. Es responsabilidad del sujeto obligado el actualizar la información de contacto cuando se presente algún cambio.

QUINTA: La Superintendencia a través de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos podrá realizar inspecciones contables, financieras, sociales y patrimoniales a las compañías que se encuentren bajo su vigilancia y control, que no son sujetos obligados.

SEXTA: Las compañías que, en la base de datos institucional, tengan registrada alguna de las actividades establecidas en el Art. 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y que no realizan efectivamente dichas actividades, deberán actualizar su registro de actividad en la Superintendencia, el que se efectuará previa la correspondiente verificación.


xi. DISPOSICIÓN TRANSITORIA


PRIMERA: En el plazo de 3 meses, las compañías que actualmente cuenten con manuales de cumplimiento deberán actualizarlos de conformidad a lo preceptuado en esta norma y no requerirán aprobación previa de la Superintendencia, sin perjuicio del control posterior que pueda realizar la institución. Dicha actualización será puesta en conocimiento para la aprobación de la junta general de socios o accionistas.

SEGUNDA: En el plazo de 90 días, las compañías que realicen alguna de las actividades establecidas en el Art. 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y que no se encuentren identificadas como tales en la base de datos del organismo de control societario, deberán actualizar su actividad en la Superintendencia.


xii. DISPOSICIÓN DEROGATORIA. –


Deróguese la resolución No. SCVS-DSC-2018-0029 del 17 de julio del 2018, publicada en el Registro Oficial No. 319 del 4 de septiembre de 2018.


Sin otro particular por el momento, me suscribo con un cordial saludo.


Atentamente,

Ab. Beatriz Meythaler Galarza

Gerente Jurídico

MEYTHALER & ZAMBRANO ABOGADOS