Normas para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

BOLETÍN INFORMATIVO NO. 163

Normas de la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguros para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos


Quito D.M., 17 de enero 2019

Oficio No. MZ-0075-2019


Estimados Amigos y Clientes:


El Registro Oficial No. 396, de 28 de diciembre de 2018, publica la Resolución No. SCVS-DSC-2018-0041 de la Superintendencia de Compañía, Valores y Seguros, que fija las normas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.


i. Ámbito


Regula las políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, que deberán observar los sujetos obligados o compañías, reguladas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que se dediquen a las actividades establecidas en el Art. 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos(1).

La presente normativa no incluye a las bolsas de valores, casas de valores y administradoras de fondos y fideicomisos, ni a las compañías de seguro privado.


ii. Obligaciones de los sujetos regulados


1. Contar con políticas y procedimientos de control para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; y, adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para realizar actividades vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.


Las políticas deberán considerar los siguientes parámetros:


a. Establecer lineamientos que les permitan analizar, evaluar, monitorear y tratar con eficacia los riesgos que se hayan identificado.

b. Asegurar que los miembros de la compañía tengan el conocimiento de las normas legales y reglamentarias relacionadas con la prevención de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos y le den cumplimiento.

c. Minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo y otros delitos.

d. Establecer las políticas para conocer al cliente, proveedor, colaborador, mercado y corresponsal, según el caso; y definir a los responsables de su implementación.

e. Garantizar la reserva y confidencialidad de la información reportada conforme lo previsto en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, así como también de aquella información que se genera en cumplimiento de las políticas y procesos de prevención.

f. Establecer sanciones a los colaboradores que no cumplan con las políticas y procedimientos aprobados en la compañía.

g. La política se aplicará al inicio de la relación comercial o cuando existan cambios en la información de la base de datos del cliente. Los datos obtenidos del cliente, deben incluir su capacidad económica, el origen de los fondos, volumen y características de las transacciones y beneficiario final, lo que permitirá establecer el perfil del cliente y verificar que este se ajuste a sus actividades declaradas.


2. Los procedimientos de prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, que adopte el sujeto obligado, deberán permitir lo siguiente:


a. Identificar al cliente, conocer y verificar su información.

b. Identificar al colaborador, verificar su información y establecer un perfil, con base en su patrimonio declarado.

c. Identificar a sus socios/accionistas, verificar su información y establecer un perfil, con base en sus patrimonios declarados.

d. Identificar al proveedor y verificar su información.

e. Identificar al corresponsal y verificar su información.

f. Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas para reportarlas oportunamente y con los sustentos del caso a la UAFE.

g. Enviar a la UAFE los reportes previstos por Ley, conforme con los lineamientos emitidos por dicha institución para el efecto.

h. Establecer los mecanismos que utilizará la compañía para conservar la información generada por el cumplimiento a la presente norma, así como identificar a los responsables de mantenerla.

i. Atender los requerimientos de información formulados por autoridades competentes.


3. Contar con un manual de prevención, que incluirá las políticas y los procedimientos de control y debida diligencia, que deberá ser conocido por todo el personal y podrá ser actualizado, en caso de requerirlo. El manual de prevención deberá contener al menos lo siguiente:


Políticas y procedimientos para vincular a clientes actuales y nuevos, colaboradores, proveedores y corresponsales, actualizar y verificar su información, incluida la aplicación de las políticas de debida diligencia (i); para conservar y custodiar los registros operativos, así como la información

solicitada por las autoridades y definir los canales de comunicación e instancias de reporte entre el oficial de cumplimiento y demás áreas de la compañía (ii); Atender oportunamente los reportes periódicos de acuerdo con la ley (iii); Revisar listas de información nacionales e internacionales, y

procedimientos a seguir en caso de coincidencias (iv); Detectar señales de alerta de acuerdo a la naturaleza de los productos y servicios que ofrece la compañía (v); Metodología de la herramienta que utiliza la compañía para determinar el perfil del cliente y su riesgo (vi); Establecer responsables en las áreas que intervienen en la aplicación de las diferentes políticas y procedimientos implementados por la compañía relacionados con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos (vii); e, Imponer s a n c i o n e s a l o s c o l a b o r a d o r e s y /o f u n c i o n a r i o s d e l s u j e t o o b l i g a d o p o r incumplimiento de las políticas y procedimientos adoptados (viii).


4. Obligación de guardar reserva y confidencialidad respecto de las operaciones que llegan a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones. Es prohibido divulgar o entregar la información remitida por los clientes, colaboradores, proveedores y corresponsales; notificaciones o requerimientos que hubieren hecho las autoridades competentes, cualquier tipo de reporte enviado a la UAFE, así como sus anexos. Esto aplica para representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, socios o accionistas, auditores externos y empleados. En el caso de que el oficial de cumplimiento y/o el representante legal de la compañía conocieren de alguna violación en tal sentido, deberán comunicarlo de inmediato a la UAFE.


5. Formulario que permita identificar a sus clientes Los sujetos obligados al inicio de la relación comercial o contractual, deberán diligenciar un formulario que permita identificar a sus clientes, conocer la actividad económica que desarrollen y que contenga al menos la siguiente

información:


- Para las personas naturales: Nombres y apellidos completos; Número de identificación; Nombres completos del cónyuge o conviviente; Dirección y número de teléfono del domicilio y trabajo; Correo electrónico, estableciéndose el personal y el laboral; Actividad económica; Ingresos y

Egresos mensuales; Declaración de origen lícito de los recursos, que se aplicarán cuando los umbrales igualen o superen los montos establecidos en los Arts. 23, 24,25 o 26 de la presente norma; Declaración del cliente si es PEP, familiar o colaborador cercano; y Firma del cliente y del empleado que recepta la información.


- Para personas jurídicas: Razón social y número de RUC. Actividad económica.: Ingresos y egresos mensuales o anuales, según corresponda; Dirección y número de teléfono de la empresa; Dirección electrónica o página web; Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono del (los) representante(s) legal(es) y/o apoderados, según el caso; Firma del representante legal o de la persona que realiza la operación en representación de la persona jurídica y del empleado que recepta la información; Declaración del origen lícito de los recursos, se aplicarán cuando los umbrales igualen o superen los montos establecidos en los Arts. 23, 24, 25, o 26 de la presente norma. Declaración de los directivos, administradores, socios o accionistas si son PEP, familiar o colaborador cercano.


En aquellos casos en los que, luego de obtenida y evaluada la información con base en las políticas adoptadas, existiera una duda razonable para la aceptación de una persona natural o jurídica como cliente, el sujeto obligado a través de su representante legal, deberá tomar la decisión de no iniciar una relación comercial o contractual, en unos casos; y en otros, deberá someterlos a una debida diligencia reforzada o ampliada. El sujeto obligado deberá abstenerse de realizar/continuar transacciones comerciales en los siguientes casos:


- En caso de que el cliente no proporcione alguno de los datos mínimos de información solicitada. - Cuando exista certeza de que el negocio se lo realiza por cuenta ajena, ocultando la información de beneficiario final o el origen de los fondos.

- Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como compañías pantalla o de fachada para realizar sus transacciones.

- Cuando se trate de transacciones que de alguna forma lleven a presumir que están relacionadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo u otros delitos.

- En los casos que el cliente, aun si este fuere persona jurídica y sus representantes legales, socios o accionistas, hayan sido condenados, estén siendo procesados o se encuentren bajo investigación por delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo u otros delitos.

- Cuando los datos del cliente consten en las listas nacionales e internacionales incluidas en los convenios internacionales suscritos por el Ecuador sobre los citados delitos.


6. Reportes de operaciones


- El sujeto obligado deberá mantener la información que corresponde a los reportes de operaciones o transacciones iguales o superiores al umbral legal, los reportes de operaciones inusuales e injustificadas ROII, los reportes de operaciones propias, los reemplazos de información ya reportada por el período de 10 años, contados a partir del envío físico o carga de información del ROII o de la fecha de la última transacción o relación comercial o contractual. Para los efectos podrán conservar un archivo digital.

- Los sujetos obligados remitirán a la UAFE los reportes determinados en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, de acuerdo a los instructivos que dicho organismo dicte para el efecto.


7. Contar con un oficial de cumplimiento que cumpla con los requisitos y no se encuentre incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo. Lo que será verificado en los controles que realice la Dirección Nacional de Prevención de lavado de activos y cuyo incumplimiento motivará las sanciones respectivas


iii. La Debida Diligencia Reforzada o Ampliada


Es el conjunto de políticas, medidas de control y procedimientos razonablemente más rigurosas y exhaustivas que el sujeto obligado debe diseñar y aplicar a los clientes que por sus características, actividad económica, ubicación geográfica, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos, del financiamiento del terrorismo y otros delitos.


Las compañías controladas aplicarán procedimientos reforzados de debida diligencia en los siguientes casos, como ejemplo:


- Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios cuyos sistemas de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos no cumplan o no implementen suficientemente los estándares internacionales en esas materias; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.

- Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios considerados como paraísos fiscales, con alto nivel de secreto bancario o fiscal; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.

- Cuando se trate de clientes no residentes en el país.

- Etc.


Las políticas de debida diligencia reforzada o ampliada implican, a medida de ejemplo: Realizar la verificación extendida de la información suministrada por el cliente sobre sus actividades, evaluarla y archivarla; Documentar el origen de los fondos utilizados en la transacción para el pago de los productos y servicios que le proporcione el sujeto obligado; o, cuando los clientes sean personas jurídicas, se deberá obtener información sobre los representantes legales, socios o accionistas mayoritarios.


Para los clientes y operaciones calificadas por el sujeto obligado como de bajo riesgo, podrán aplicarse procedimientos de Debida Diligencia Simplificada. El sujeto obligado podrá aplicar procedimientos de Debida Diligencia Simplificada y omitir la declaración de licitud de fondos, cuando se trate de instituciones estatales y municipales, con excepción de instituciones del sistema financiero y del sistema de seguros privados.


iv. Política Conozca a su Empleado/Colaborador


La política Conozca a su Empleado/Colaborador tenderá a que la compañía tenga un adecuado conocimiento y registro de todos los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, miembros de los organismos de fiscalización o auditoría interna, socios o accionistas según sea el caso, representantes legales, administradores o apoderados, ejecutivos y empleados o personal temporal, identificándolos a través de la suscripción de un formulario que contenga por lo menos la siguiente información: nombres y apellidos completos; número de identificación: cédula de ciudadanía; nombres completos del cónyuge y número de identificación; dirección y número de domicilio; dirección de correo electrónico; información económica, etc.


Adicionalmente se deberá verificar la información proporcionada por el colaborador y solicitar su actualización, de acuerdo con la periodicidad que la compañía ha establecido en el Manual de Prevención.


La aplicación de la política Conozca a su Proveedor implica el manejo de expedientes individuales en el que consten, documentos de los servicios o productos adquiridos, modalidades, montos y formas de pago, frecuencia de prestación de servicios y/o entrega de bienes.


Previo al inicio de la relación comercial con el proveedor o distribuidor se establecerá un perfil de riesgos para realizar la debida diligencia que corresponda; y se solicitará la información establecida en la norma (Art. 20).


v. Cuestiones específicas a tomar en cuenta


- En los contratos que las compañías de transferencia de dinero, de encomiendas o paquetes postales, nacionales o internacionales, suscriban con agentes comisionistas, giros postales o transferencias electrónicas, deberán incluir el sistema preventivo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, debiendo realizar el monitoreo y supervisión de los clientes y conservar el respectivo soporte de lo actuado.

- Las compañías cuya actividad económica sea la transferencia de dinero, de encomiendas o paquetes postales, nacionales o internacionales deberán mantener el listado de los agentes comisionistas, giros postales o transferencias electrónicas vigentes hasta el 30 de enero de cada año a efectos de remitirlo a la Dirección Nacional de Prevención de lavado de activos, cuando la autoridad así lo requiera.

- Los sujetos obligados del sector comercializador de vehículos, sean nuevos o usados, incluidos a los intermediarios y/o comisionistas, deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 5.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones, individuales o conjuntas, por cliente igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente

- Para el sector que se dedique a las actividades de la construcción e intermediación e inversión inmobiliaria, los sujetos obligados deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones, individuales o conjuntas, por cliente igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente.

- Para el sector de alquiler de inmuebles, en aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, el arrendador deberá mantener información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En el mismo caso, y si el monto iguala o supera los US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, deberá conservar como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y dependiendo del tipo de cliente, se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.

- En el caso de los servicios de transferencia nacional o internacional de dinero o valores y el transporte nacional e internacional de encomiendas o paquetes postales, correos, para aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En igual caso, y si el monto iguala o supera los US$ 10.000 mensuales o su equivalente en otras monedas, se solicitará como mínimo la información establecida en el Art. 13 de la presente resolución, y se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.

- Para los otros sectores regulados por la Superintendencia establecidos en el Art. 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, se fijará el umbral para el registro de las transacciones u operaciones y de la información de sus clientes, cuando la UAFE emita la resolución de notificación a los diversos sectores societarios.


vi. Sobre el monitoreo

- Si al realizar una transacción u operación, se revela que no existe relación entre la cuantía y la actividad económica del posible cliente, o cuyo origen de fondos no pueda justificarse, a más de abstenerse, ya sea en el inicio de la relación comercial o al momento de continuar con la relación comercial, el sujeto obligado deberá conservar el expediente con la información recopilada y proceder con la elaboración y envío del Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas a la UAFE.

- Si al realizar el monitoreo de las operaciones o transacciones, el oficial de cumplimiento detecta cambios en la información consignada, o en las características de la negociación original, la calificará como inusual y de no ser justificada deberá remitir el Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas a la UAFE. En caso de no envío deberá contar con el informe que sustente las razones por la cuales no fue reportada, lo que formará parte del expediente del cliente.


vii. Obligaciones de la compañía


1. Le corresponde a la junta general de accionistas y/o de socios de la compañía controlada, cumplir las siguientes responsabilidades:

- Emitir las políticas generales para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos. Aprobar el Manual para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como sus actualizaciones, en caso de haberlas.

- Designar y remover de sus funciones al oficial de cumplimiento, quien deberá tener el perfil, cumplir con los requisitos exigidos y no encontrarse incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo.

- Conocer y aprobar, hasta el 31 de enero de cada año, el plan de trabajo del año en curso, y el informe del año que concluye, elaborados por el oficial de cumplimiento.

- Conocer y aprobar el informe de cumplimiento, emitido por el auditor externo dentro del primer cuatrimestre de cada año, de ser el caso.



2. Los representantes legales de la compañía controlada tendrán las siguientes obligaciones: - Cumplir y hacer cumplir con lo determinado en el Manual de Prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

- Someter a la aprobación de la junta general de accionistas y/o socios, el nombre del candidato para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compañía.

- Conocer y aprobar, previo a su envío a la UAFE, las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, que deberán ser remitidas dentro del término de cuatro días, contados a partir de la fecha en que se tenga conocimiento.

- Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento, para el desarrollo de sus funciones.

- La no designación del oficial de cumplimiento no exime al sujeto obligado de aplicar las medidas preventivas, siendo el representante legal el responsable que asuma esta labor hasta la designación.

- Para el ejercicio de sus funciones será responsabilidad del representante legal y del oficial de cumplimiento del sujeto obligado contar con la capacitación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos.


3. Los sujetos obligados que deban presentar informes de auditoría externa de sus estados financieros, tendrán la obligación adicional de contratar otra auditoría externa. La misma, se encargará de verificar el cumplimiento de lo previsto en esta norma respecto a las políticas, procedimientos y mecanismos implementados por el sujeto obligado para la prevención de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, valorar su eficacia operativa y proponer, de ser el caso, eventuales rectificaciones o mejoras.